Adăugarea unui contract nou
Pentru a crea un contract nou, se accesează din meniul principal secțiunea Contracte şi dai click pe butonul + Contract Nou. Se completează apoi câmpurile necesare: titlul contractului, valoarea, data de început şi opțional data de sfârșit, etc. În acest pas este important să selectați și Categoria Contractului dorit – noile tipuri de contracte se adaugă prin Configurare → Contracte → Categorii contracte. După salvarea datelor iniţiale, se completează conținutul contractului în editorul HTML. În final, contractul se salvează cu butonul verde Salvare. Dacă este necesar, pot fi ataşate fişiere (fişierul PDF final va fi disponibil şi clientului).
-
Pasul 1: Din meniul Contracte, apăsaţi + Contract Nou.
-
Pasul 2: Completaţi Client, subiect, valoare, datele contractului şi selectaţi tipul contractului. Dacă doriți o nouă categorie, mergeţi în Configurare → Contracte → Tipuri de contracte.
-
Pasul 3: Salvaţi contractul iniţial. Se va deschide editorul de conținut – aici introduceţi textul contractual final (condiții, termeni, etc.).
-
Pasul 4: Click pe Salvează pentru a salva conținutul. Contractul va fi compilat în PDF automat, gata pentru trimitere la client.
Utilizarea șabloanelor de contract
Taschi CRM permite utilizarea de șabloane HTML predefinite pentru conținutul contractelor. Astfel puteți economisi timp creând o dată modele standard (de exemplu modele de contracte tip). Pentru a crea un șablon nou, deschideţi un contract din administrare, selectaţi fila Șabloane, apoi apăsaţi Adaugă Șablon. În fereastra care apare, daţi un titlu șablonului (ușor de recunoscut) şi introduceţi textul de bază în editor. După salvare, şablonul este disponibil pentru orice contract.
Pentru a folosi un șablon într-un contract, intraţi tot în fila Șabloane, găsiţi șablonul dorit şi faceţi click pe Inserează. Conținutul șablonului va fi injectat automat în editorul contractului. Acest procedeu permite generarea rapidă de contracte personalizate: după inserare, editaţi doar porțiunile unice (date, sume, nume client etc.), în loc să începeţi de la zero.
Tipuri de contracte
În Configurare → Contracte → Categorii contracte se pot defini și modifica diverse categorii de contracte (de exemplu: „Service”, „Consultanță”, „Abonament” etc.). Acest lucru ajută la organizarea portofoliului de contracte. Categoriile create aici vor apărea în câmpul Tip contract când adăugați un contract nou.
Trimiterea şi semnarea contractelor
După finalizarea contractului, Taschi CRM permite trimiterea lui direct către client şi semnarea online. Din pagina de editare a contractului, se poate trimite PDF-ul finalizat către client prin intermediul pictogramei cu plic (email) situată în colţul din dreapta sus. Acest lucru activează funcția integrată de trimitere a contractelor către clienţi. Clientul va primi un e-mail cu contractul, pe care îl poate vizualiza şi semna.
În Taschi CRM există suport pentru semnătură electronică de tip holograf (desenată cu mouse-ul sau touch). Clientul semnează contractul direct în portalul său de client (unde se autentifică), desenându-şi semnătura. Această funcționalitate de semnătură electronică este activată implicit pentru contracte. După semnare, sistemul stochează pe document datele semnatarului (nume, email şi IP), care apar în PDF și HTML. De asemenea, din emailul de trimitere se poate furniza clientului și un link direct de semnare fără autentificare, aşa cum permite Taschi şi pentru propuneri (opțiune utilă pentru clienții ocazionali). Astfel, contractele pot fi semnate online cu sau fără autentificare, în funcție de modul de trimitere şi de setările portalului clientului.