SOP: Fluxul operațional al mărfii în modulul Depozit și Logistică

Prezentare generală

Modulul Depozit și Logistică din Taschi CRM permite gestionarea stocurilor pe multiple depozite, recepția mărfurilor de la furnizori și livrarea acestora către clienți (inclusiv transferuri interne). Există trei tipuri principale de documente operaționale generate în acest flux, cu denumiri conform legislației române:

• Notă de Intrare Recepție (NIR) – document de recepție a mărfii la intrarea în companie. La aprobarea unei recepții de marfă, stocul din depozitul selectat crește automat cu cantitățile recepționate.

• Aviz Însoțire a Marfă (AIM)– document de livrare externă către client, care însoțește produsele livrate. Emiterea / validarea acestui aviz scade stocul din depozitul de origine cu cantitățile livrate către client.

• Notă Internă Livrare (NIL) – document de transfer intern între depozitele companiei. Prin procesarea acestui document, stocul este mutat din depozitul sursă în depozitul destinație (scade din primul și crește în al doilea) după ce transferul este marcat ca finalizat.

Mai jos este prezentată o diagramă simplificată a fluxului operațional al mărfii, de la intrarea în stoc și până la livrarea către client, incluzând transferul între depozite și livrarea la locker.

Figura 1: Diagrama fluxului operațional al mărfii – intrarea bunurilor în stoc (NIR), transferul intern între depozite (NIL) și livrarea către client fie direct prin curier (AIM), fie prin locker (AIM cu ridicare din locker).

În continuare, sunt detaliate fiecare dintre scenariile principale de lucru, cu pași clari și exemple concrete. Scopul este ca personalul (inclusiv cel non-tehnic) să poată parcurge ușor procedura și să înțeleagă ce documente trebuie emise, ce efect au asupra stocului și ce acțiuni de status sunt necesare în ordine.

Intrarea mărfii în companie (Recepție marfă – NIR)

Scenariu: Un furnizor livrează marfă către companie. Aceasta trebuie recepționată în sistem pentru a crește stocul în depozit și pentru a genera documentele de intrare necesare contabilității (NIR).

Pași operativi:

1. Crearea Notei Intrare Recepție: În Taschi CRM, navigați la modulul Depozit și selectați opțiunea de a crea o recepție nouă (Depozit → Notă Intrare Recepție). Introduceți detaliile furnizorului (dacă este cazul) și referințele documentelor de la furnizor (ex: număr factură sau aviz furnizor).

2. Adăugarea produselor recepționate: Adăugați în NIR produsele primite, cu cantitățile și eventual prețul unitar și loturile/termen de expirare (dacă este cazul). Verificați ca depozitul selectat pentru recepție să fie corect (de ex. Depozit Central).

3. Salvarea și aprobarea NIR: Salvați documentul. Dacă modulul este configurat cu aprobare, trimiteți NIR spre aprobare și apoi aprobați documentul (sau marcați-l direct ca Finalizat/Aprobat, în funcție de permisiuni). Doar după aprobare recepția devine efectivă în stoc – sistemul va adăuga automat cantitățile recepționate în stocul depozitului selectat.

4. Efectul în stoc: Odată aprobat, NIR-ul crește stocul produselor în depozit. Valoarea de inventar se actualizează corespunzător în modulul de depozit (NIR-ul conține atât cantitățile, cât și valorile produselor recepționate pentru evidența contabilă).

5. Exemplu concret: Să presupunem că firma primește 5 perechi de pantaloni de lucru de la furnizorul Cluj Napoca SRL. Se creează o Notă de Intrare (NIR) în data de 21.08.2025, cu numărul auto-generat #NIR6. În document se adaugă produsul “Pantaloni de lucru Workwear Extreme”, în cantitate de 5 perechi, cu prețul unitar negociat. După salvare și aprobarea recepției, Depozitul Central va avea stocul mărit cu aceste 5 bucăți (vezi exemplul de NIR: produsul este listat cu unitatea pereche, cantitate 5, depozit Central și valorile aferente). Angajatul poate adăuga eventuale Observații în NIR (cum ar fi starea mărfii la primire), dacă este necesar.

Notă: NIR-ul (Notă de Intrare) este un document intern obligatoriu pentru recepția mărfurilor, necesar atât pentru gestiunea stocurilor cât și pentru conformitate legală. Asigurați-vă că NIR-urile sunt completate corect și aprobate la timp, altfel stocurile nu vor reflecta cantitățile reale primite. În Taschi CRM, NIR-ul apare de obicei cu prefixul NIR urmat de un număr (ex: NIR6).

Transferul între depozite (Mutare Stoc Internă – MSI)

Scenariu: Transferul de stoc dintr-un depozit în altul al companiei. De exemplu, mutarea unor produse din depozitul central al firmei către un depozit secundar sau către un locker (considerat depozit de tranzit) de unde urmează a fi ridicate de client.

Pași operativi:

1. Inițierea transferului intern: Accesați Depozit → Mutare Stoc Internă și creați un transfer nou. Alegeți depozitul sursă (de unde pleacă marfa) și depozitul destinație (unde urmează să ajungă marfa) – de exemplu, Depozit Central ca sursă și Locker ca destinație sau Showroom.

2. Selectarea produselor și cantităților: Adăugați produsele ce vor fi mutate și cantitățile aferente fiecăruia. Verificați stocul disponibil în depozitul sursă pentru a nu depăși cantitatea existentă. Sistemul poate afișa cantitatea disponibilă în momentul alegerii produselor.

3. Trimiterea transferului: Salvați și trimiteți transferul intern spre procesare. În acest moment, documentul de Mutare Stoc Internă (MSI) primește un număr (ex: #MSI2) și apare ca transfer în curs. Stocul în depozitul sursă poate fi marcat ca Rezervat / În tranzit, iar în depozitul destinație produsele apar ca Așteptă Recepția (în funcție de setările modulului, se poate folosi un status “În Tranzit”).

4. Transportul fizic și recepția la destinație: Personalul responsabil transportă efectiv produsele la depozitul de destinație (sau locker). Odată ce produsele au ajuns, utilizatorul din sistem responsabil cu depozitul de destinație (sau un admin) va marca transferul ca “Recepționat”. Această acțiune finalizează transferul: stocul este scăzut definitiv din depozitul sursă și adăugat în stocul depozitului de destinație.

5. Efectul în stoc: După marcarea recepției, balanța stocurilor se actualizează – depozitul sursă va avea mai puține produse, iar depozitul destinație va avea în plus cantitatea transferată. Documentul MSI servește ca evidență internă a mișcării de stoc, incluzând detalii ca produsul, cantitatea mutată, depozitele implicate și eventual semnături interne de verificare.

6. Exemplu concret: Să presupunem că transferăm 10 bucăți din produsul “Mănuși protecție Work Glove”din Depozit Central către depozitul Locker. Se inițiază transferul intern #MSI2, se selectează produsul și cantitatea 10. În momentul procesării transferului, documentul MSI2 arată că din Depozit Central (unde erau disponibile 39 bucăți) se mută 10 buc către Locker, rămânând 29 în central și 10 în depozitul Locker. După ce operatorul din locația Locker confirmă primirea și marchează transferul ca recepționat, mutarea este finalizată. Documentul Mutare Stoc Internă va include de asemenea adresa depozitelor implicate și poate fi semnat de către persoana care a livrat, gestionar și contabil, conform procedurilor interne.

Notă: Transferurile interne nu implică documente fiscale externe, dar sunt importante pentru evidența internă. Asigurați-vă că fiecare transfer este marcat ca Recepționat la destinație în sistem, altfel stocul va rămâne neactualizat (produsele vor figura ca “în tranzit” și nu vor putea fi folosite). De regulă, Mutare Stoc Internă, livrarea internă are propria numerotare separată de livrările către clienți.

Ieșirea mărfii către client prin curier (Livrare externă – Aviz Însoțire Marfă, AIM)

Scenariu: Expedierea mărfurilor către un client final, de obicei ca urmare a unei comenzi / facturi, prin intermediul unui curier. Acest proces presupune pregătirea documentului de livrare (aviz) și organizarea transportului către client.

Pași operativi:

1. Pregătirea comenzii și facturarea: În mod obișnuit, livrarea către client pornește de la o comandă sau o factură generată în sistem pentru clientul respectiv. Asigurați-vă că există o factură de vânzare pentru produsele ce urmează a fi livrate. (Taschi CRM poate fi configurat să genereze automat un document de livrare din factura creată, dacă se activează opțiunea “Generează automat bon de livrare la emiterea facturii”. În absența acestei opțiuni, procedați manual cum urmează.)

2. Generarea Avizului Însoțire Marfă (Livrare): Din modulul Depozit (sau direct din pagina comenzii / facturii), creați un document de livrare pentru marfa ce iese din depozit (Notă Livrare). Selectați depozitul din care se face expedierea (sursa stocului) și adăugați produsele și cantitățile ce vor fi trimise clientului. Asociați livrarea cu factura sau comanda clientului (în formular există câmp pentru referință la comandă sau număr de factură). După completare, salvați și finalizați avizul (AIM). Sistemul va genera un număr unic (ex: #AIM5) pentru acest document.

3. Detalii pe aviz și efectul în stoc: Avizul de Însoțire a Mărfii va conține datele clientului (destinatarul), adresa de livrare, lista produselor livrate și cantitățile. De exemplu, pe avizul #AIM5 se poate vedea că pentru Client Ecommerce din Argeș, legat de factura INV-5, s-au pregătit 2 bucăți din produsul “Ochelari protecție ClearView” pentru livrare. În momentul emiterii / validării acestui aviz, stocul celor 2 bucăți este automat scăzut din depozitul Central (sau din depozitul selectat ca sursă). Practic, produsele părăsesc stocul companiei și sunt în custodia curierului până la livrarea către client.

4. Expedierea prin curier: Imprimați avizul (dacă este nevoie să însoțească fizic marfa) și pregătiți coletul. Chemați curierul sau duceți coletul la curier, conform procedurilor firmei. Dacă utilizați modulul de Logistică al Taschi CRM, puteți crea și un Expediere în sistem, asociat avizului / facturii, unde să specificați compania de curierat, numărul de AWB (tracking) etc. – acest lucru permite urmărirea livrării direct din CRM și notificarea clientului.

5. Actualizarea statusului livrării: După ce coletul a fost predat curierului, actualizați în Taschi CRM statusul documentului de livrare sau al expediției și marcați livrarea ca “Expediată”. Când clientul confirmă primirea, marcați livrarea / expediția ca “Livrată”. Important: Taschi CRM trimite notificări pe email către client la schimbarea statusului dacă este configurat astfel. În special, modulul Logistică permite trimiterea de email-uri automate la schimbarea stării expedierii – de exemplu, clientul primește email când coletul este expediat și când este marfa livrată. Asigurați-vă deci că după predarea către curier și după livrarea finală, statusurile sunt actualizate în sistem, declanșând comunicările necesare.

Exemplu concret: Clientul Contact Client Ecommerce a plasat o comandă pentru 2 bucăți din produsul Ochelari de protecție ClearView. S-a emis factura INV-5 și s-a generat avizul de livrare #AIM5 către acest client, cu adresa din Aleea Viilor, jud. Argeș. Avizul #AIM5 listează produsul Ochelari protecție ClearView, cantitate 2 buc., și face trimitere la factura INV-5. Operatorul ambalează cei 2 ochelari, atașează avizul în colet și cheamă firma de curierat. După ce curierul preia coletul, în Taschi CRM operatorul marchează expediția ca “Expediată”. Odată ce clientul confirmă primirea, statusul este setat manual la “Livrată” în sistem, ceea ce poate genera o notificare de livrare prin email către client. Stocul produsului a scăzut cu 2 bucăți din Depozitul Central în momentul emiterii avizului, reflectând corect situația inventarului.

Notă: Avizul de Însoțire a Mărfii (AIM) este un document cu regim fiscal, necesar pentru transportul mărfii până la client atunci când factura nu însoțește fizic marfa. Denumirea “Notă de livrare” din sistem trebuie interpretată ca Aviz de expediție /î nsoțire. Angajații trebuie să se asigure că fiecare livrare către client are fie o factură, fie un aviz tipărit care să însoțească bunurile, conform legislației. De asemenea, pentru trasabilitate, folosiți câmpul de Număr factură din aviz (dacă marfa este facturată) și păstrați o copie a documentelor semnate de curier/client la livrare, dacă procedura internă o cere.

Ieșirea mărfii către locker (Livrare la locker cu preluare de către client)

Scenariu: Un client alege să-și ridice produsele comandate de la un locker (un punct de livrare fix, tip dulap de coletărie). Compania pregătește marfa și o plasează în locker, de unde clientul o va prelua în baza unui cod PIN de acces. Acest flux implică atît un transfer intern al stocului către locația locker, cât și emiterea avizului de livrare către client, similar unei livrări prin curier, cu particularitatea comunicării codului PIN.

Pași operativi:

1. Transferul produselor la locker: Dacă locker-ul este gestionat ca un depozit separat în sistem, mutați produsele din depozitul central către depozitul Locker înainte de livrare, folosind o Mutare Stoc Internă (MSI) (transfer intern). Practic, urmați pașii de la secțiunea anterioară: creați un transfer din depozitul sursă în depozitul locker, cu cantitatea necesară pentru comanda clientului, și marcați-l recepționat la locker. Astfel, asigurați-vă că stocul apare ca disponibil la locația locker pentru livrare. (Dacă locker-ul nu este definit ca depozit separat, atunci produsele rămân în stocul depozitului central până în momentul livrării, iar acest pas de transfer intern nu este necesar.)

2. Emiterea avizului către client (livrare la locker): Generați un Aviz de Însoțire a Mărfii (AIM) pentru client, similar cu livrarea prin curier. Selectați ca depozit de origine fie depozitul Locker (dacă ați mutat stocul acolo), fie depozitul central (dacă lockerul nu e tratat ca depozit separat). Completați pe aviz datele clientului, însă la adresa de livrare specificați locația locker-ului (sau menționați clar locker-ul ca punct de ridicare). Finalizați avizul – stocul se va diminua din depozitul respectiv la fel ca pentru orice livrare externă către client.

3. Crearea coletului în modulul Logistică: În Taschi CRM (modulul Logistică), creați o livrare de tip “Colete Locker” pentru acest aviz/factură. Atribuiți livrării tipul Locker și completați detalii precum: locker-ul de destinație (identificat prin adresă sau cod), eventual intervalul de timp pentru ridicare, și codul PIN de acces. Atenție: sistemul nu generează automat un cod PIN (random sau consecutiv), pe care clientul îl va folosi pentru a deschide compartimentul locker-ului. Introduceți acest cod în câmpul dedicat sau în notițele livrării.

4. Notificarea clientului cu PIN-ul de ridicare: După ce ați pregătit coletul și l-ați plasat în locker (folosind procedura specifică acelui locker), comunicați manual clientului codul PIN și instrucțiunile de ridicare. De obicei, se folosește funcția Send Mail/Trimite Email din Taschi CRM pentru a expedia către client un email cu subiectul și conținutul relevant (ex: “Comanda dvs. este disponibilă la locker - Cod PIN de ridicare”). Notă: Trimiterea de SMS-uri nu este disponibilă automat în modulul de Logistică; toate notificările către client vor fi făcute prin email manual sau automatizat prin schimbarea statusului, nu prin SMS.

5. Actualizarea statusului livrării în locker: În modulul Logistică, statusul pachetului de tip locker poate fi actualizat pentru a reflecta progresul. De exemplu, îl puteți marca “Pregătit/Pus în locker” după ce ați încărcat coletul. Când clientul ridică efectiv produsul din locker, marcați livrarea ca “Livrată”. Această ultimă actualizare va declanșa, în mod normal, o notificare prin email către client că produsul a fost ridicat (similar cu confirmarea de livrare prin curier). Totodată, stocul rămâne scăzut din depozit (deoarece livrarea a fost deja contabilizată la emiterea avizului).

6. Exemplu concret: Clientul Y a comandat 10 bucăți din Mănușile Work Glove și a selectat livrarea la locker-ul din Str. Viilor, Constanța. În sistem, operatorul mută intern cele 10 bucăți la depozitul Locker (Notă internă #MSI2) pentru a pregăti stocul la locație. Se emite apoi Avizul de Însoțire Marfă (AIM) către client, în care apare ca adresă locker-ul de pe Str. Viilor. În modulul Logistică, operatorul creează un Colet Locker pentru această livrare, generează manual un cod PIN (ex: 123456) și îl comunică prin email clientului. Clientul primește instrucțiunile, merge la locker, introduce PIN-ul și își ridică produsele. După confirmare, operatorul marchează livrarea ca Livrată în sistem. Clientul primește o notificare de confirmare a ridicării prin email, iar procesul se încheie. Stocul a fost deja redus cu cele 10 bucăți din momentul emiterii avizului, iar produsele sunt acum în posesia clientului.

Notă: Locker-ul este tratat ca un punct fix de livrare al companiei, nu ca o livrare directă la adresa clientului. Din acest motiv, implică un pas suplimentar (transfer intern) și comunicare manuală a codului de acces. Este important ca angajații să realizeze că, deși modulul de Logistică ajută la organizare, nu există automatizări complete pentru lockers – codul PIN trebuie gestionat manual, iar clientul notificat manual sau prin e-mail. De asemenea, asigurați-vă că avizul către client este emis corespunzător și că locker-ul este securizat. Clientul va putea urmări statusul livrării pe portalul dedicat (dacă este disponibil) folosind un cod de tracking, similar expedierilor prin curier.