Adăugarea unui client nou în Taschi CRM

Acest ghid explică pas cu pas cum se creează un client nou în Taschi CRM, descriind metodele de adăugare și completarea corectă a formularului de client. Procesul este prezentat cu explicații la nivel non-tehnic pentru echipele interne.

Modalități de adăugare a unui client nou

• Adăugare manuală: Din interfața principală a sistemului, accesați meniul Clienți → + Client nou. Se va deschide formularul de creare client, în care completați datele necesare și apoi apăsați Salvează. De asemenea, există un buton Acțiuni rapide (sus-central) care permite adăugarea rapidă a unui client cu un singur clic.

  Meniul principal Taschi CRM – opțiunea Create Customer (sau „Client nou”) permite crearea rapidă a unui client.

• Conversie din prospect: Dacă aveți un prospect în Taschi CRM care a devenit client, puteți folosi funcția de conversie. Deschideți profilul prospectului și faceți clic pe Convertește în client. Se va afișa o fereastră care va prelua automat câmpuri precum numele și prenumele prospectului în profilul noului client. Dacă ați definit câmpuri personalizate pentru prospect, ele pot fi adăugate și în profilul clientului în această etapă. După conversie, prospectul va primi statusul „Client” în sistem.

Completarea formularului de client

Când adăugați sau editați un client, formularul se organizează pe tab-uri. Iată ce trebuie completat la fiecare tab:

• Tab-ul Detalii Client

  • CIF / CUI / CNP: În acest câmp introduceți identificatorul fiscal. Dacă clientul este persoană juridică, completați CUI-ul firmei; dacă este persoană fizică, puteți utiliza CNP-ul. În cazul în care persoana nu dorește să ofere CNP-ul, se poate introduce valoarea „0” (sistemul permite acest lucru).

  • Funcția „Completează automat” (ANAF): În Taschi CRM există integrare cu baza ANAF. Dacă introduceți un CUI valid și apăsați butonul de completare automată, sistemul va prelua automat denumirea oficială și adresa firmei din ANAF. Practic, după introducerea CUI-ului, restul detaliilor fiscale (nume firmă, adresă, cod CAEN, statut TVA) se auto-completează.

  • Denumire companie / Nume persoană: Completați numele firmei sau al persoanei fizice. Pentru persoane juridice, introduceți denumirea completă a companiei; pentru persoane fizice, numele și prenumele.

  • Telefon: Numărul de telefon de contact al clientului sau reprezentantului. Pentru ca funcția de trimitere SMS-uri să fie funcționabilă este necesar să se introducă numărul telefon cu tot cu prefixul țării: +40

  • Website: Adresa site-ului web al clientului (dacă există).

  • Grupuri de clienți: Dacă în setările sistemului există grupuri definite (ex: VIP, Parteneri, etc.), puteți asocia clientul unui grup. Grupurile permit clasificarea clienților și generarea de rapoarte pe grupuri.

  • Monedă: Selectați moneda în care va face tranzacțiile clientul. Dacă moneda clientului nu este moneda implicită a sistemului, atunci la generarea ofertelor/facturilor către acest client va fi folosită automat moneda selectată aici. (Notă: moneda clientului nu se poate schimba dacă există deja tranzacții înregistrate.).

  • Limbă: Puteți seta limba preferată a clientului pentru portalul său. Dacă clientul se autentifică în portal, interfața va apărea în limba selectată. De asemenea, puteți alege să generați documentele PDF în limba clientului (din setările de localizare).

  • Adresă generală: Introduceți adresa de corespondență a clientului (stradă, bloc, scara, nr., etc.), plus cod poștal.

  • Județ și Oraș: Selectați județul și orașul de reședință al clientului.

  • Cod BT-54: Acesta este un cod specific e-factura cerut de ANAF și integrat în sistemului Taschi.

• Tab-ul Câmpuri personalizate

  În acest tab apar toate câmpurile suplimentare custom create în sistem pentru clienți. Câmpuri personalizate vă permit să definiți orice informații adiționale pe care afacerea dumneavoastră le consideră necesare. De exemplu, puteți crea câmpuri precum „Sector de activitate”, „Număr angajați” etc. Câmpurile personalizate sunt active imediat ce le adăugați în Configurare → Câmpuri personalizate și vor apărea aici, în profilul clientului. Pentru fiecare câmp puteți decide dacă este obligatoriu, tipul de date (text, select, checkbox etc.) și dacă este vizibil doar pentru administratori sau și pentru clienți în portal.

• Tab-ul Facturare și Expediere

  Aici puteți defini adresele de facturare și livrare ale clientului, separate de adresa generală. Adresa de facturare este cea care va apărea implicit pe facturi și oferte; adresa de expediere (livrare) poate fi completată dacă este diferită (de ex. adresa unui depozit). Dacă clientul are o adresă de livrare diferită, completați toate câmpurile din secțiunea de expediere. În caz contrar, sistemul va folosi adresa generală introdusă la „Detalii Client”. Datele din zona Facturare / Expediere se vor completa automat în documentele de vânzări emise pentru client (ofertă comercială, proformă, factură fiscală, etc ...).

Adăugarea unui contact asociat clientului (după salvare)

După ce ați salvat clientul, este obligatoriu să îi adăugați cel puțin un contact (persoană de contact). Taschi CRM nu va trimite documente (facturi, oferte, notificări) către client decât dacă există o adresă de e-mail asociată. Pentru aceasta:

• Deschideți profilul noului client în zona de administrare și accesați tab-ul Contacte → + Contact nou.

• Completați cel puțin Prenumele, Numele și Email-ul contactului. În mod implicit, primul contact creat pentru client devine „contactul principal”. Adresa de e-mail introdusă aici va fi folosită atât pentru autentificarea în portalul clienților, cât și pentru trimiterea automată a e-mailurilor cu documente.

• Alte câmpuri utile: Funcția (rolul persoanei în companie), Telefon etc. Puteți seta dacă această persoană este Principală. De asemenea, puteți alege să nu trimiteți e-mail de bun venit către contact (bifând opțiunea aferentă). Veți seta permisiunile de acces pentru contacte din Setări → Clienți (modulele la care au acces etc.).

Tab-ul “Contacte” din profilul clientului – aici se adaugă fiecare persoană de contact asociată clientului.

După adăugarea contactelor, sistemul le va utiliza pentru trimiterea facturilor, ofertelor și altor documente fiscale. Astfel, finalizarea corectă a acestui pas asigură că toate comunicările către client ajung la persoanele potrivite.