Importul Clienților în Taschi CRM

1. Accesarea funcției de import clienți

Din meniul principal, navigați la secțiunea Clienți și selectați opțiunea Importă Clienți. Aceasta va deschide interfața de import, unde veți vedea o listă tabelară cu toate câmpurile ce pot fi importate (inclusiv eventualele câmpuri personalizate, care apar la sfârșitul listei). Interfața de import include și un buton de Descărcare fișier exemplu – este recomandat să descărcați acest fișier pentru a înțelege formatul exact necesar al datelor.

Notă: Doar utilizatorii cu drepturi administrative (sau permisiuni specifice) pot accesa funcția de import. Asigurați-vă că aveți accesul necesar înainte de a continua.

2. Structura fișierului CSV pentru import

Importul de clienți se realizează prin încărcarea unui fișier CSV (Comma-Separated Values) care conține datele clienților. Fișierul CSV trebuie pregătit într-o structură specifică, astfel încât Taschi CRM să recunoască și să mapeze corect informațiile. Iată câteva reguli și recomandări privind structura fișierului:

• Antetul coloanelor: Prima linie a fișierului CSV trebuie să conțină anteturile (denumirile) coloanelor, exact așa cum sunt așteptate de sistem. Anteturile indică ce reprezintă fiecare coloană (de exemplu: Denumire Client, Email Contact, Telefon, Adresă, etc.). Este important ca aceste anteturi să corespundă câmpurilor din CRM – folosirea fișierului exemplu vă asigură că aveți anteturile corecte.

• Delimitator și format: Asigurați-vă că fișierul este salvat în format CSV cu delimitator virgulă ( , ) între valori. De asemenea, salvați fișierul cu codare UTF-8 pentru a evita probleme de afișare a caracterelor speciale (diacritice). Evitați să folosiți editori care ar putea introduce formatare incompatibilă; ideal, folosiți un editor de calcul tabelar consacrat (Excel, Google Sheets) și exportați ca CSV standard.

• Exemplu de structură a coloanelor: În funcție de câmpurile disponibile în Taschi CRM, un fișier CSV de import pentru clienți ar putea conține coloane precum:
  Denumire Client (numele companiei sau al clientului) – obligatoriu,
  CIF/CUI/CNP (Cod Unic de Înregistrare, dacă e companie) – opțional,
  Telefon – opțional,
  Website – opțional,
  Adresă – opțional (adresă completă sau împărțită pe câmpuri separate precum Stradă, Oraș, Județ, Cod poștal, Țară),
  Țară – opțional (dacă nu este inclusă în adresa completă),
  Grupuri – opțional (numele grupurilor de clienți dacă utilizați această clasificare),
  Limba implicită – opțional (codul limbii preferate pentru client),
  Prenume Contact – opțional (dacă adăugați un contact asociat),
  Nume Contact – opțional,
  Email Contact – opțional (dar recomandat/obligatoriu dacă adăugați contact; adresa de email a persoanei de contact),
  Telefon Contact – opțional,
  Alte câmpuri personalizate – opțional (dacă în CRM există câmpuri personalizate pentru client sau contact, acestea pot fi adăugate ca ultimele coloane).

  Câmpuri obligatorii: Cel puțin coloana Denumire Client este obligatorie pentru ca importul să se realizeze, deoarece sistemul nu poate crea un client fără un nume. De asemenea, dacă includeți un contact asociat, coloana Email Contact este esențială – emailul este folosit ca identificator unic pentru contacte în CRM. Asigurați-vă că aceste câmpuri critice sunt completate pentru fiecare înregistrare. Alte câmpuri (adresă, telefon etc.) pot fi lăsate goale dacă nu aveți datele respective; clientul va fi importat, pur și simplu acele informații vor rămâne necompletate.

• Fișier exemplu: După cum am menționat, utilizați fișierul CSV de exemplu disponibil în sistem. Acesta conține un rând de antet și un rând de exemplu demonstrativ, arătând ordinea și formatul așteptat al datelor. Puteți șterge rândul de exemplu și înlocui cu datele reale ale clienților dvs., păstrând însă anteturile și ordinea coloanelor așa cum sunt în fișierul exemplu.

• Număr de înregistrări per fișier: Din motive de performanță, nu se recomandă importul a mai mult de ~500 de rânduri deodată. Dacă aveți mii de clienți, împărțiți-i în mai multe fișiere CSV și importați în mai multe etape (de ex. câte 500 de clienți per fișier), pentru a evita eventuale blocări sau erori de memorie.

3. Încărcarea fișierului și maparea câmpurilor

După ce v-ați asigurat că fișierul CSV este corect formatat și conține toate datele necesare, urmați pașii de import și mapare a câmpurilor în Taschi CRM:

1. Deschiderea paginii de import: Navigați la pagina Importă Clienți așa cum s-a descris la pasul 1. În interfața de import, localizați opțiunea de încărcare a fișierului. De obicei, veți avea un buton Alege fișiererul CSV, unde veți selecta fișierul CSV pregătit de pe calculatorul dvs.

2. Încărcarea fișierului CSV: Selectați fișierul CSV și confirmați încărcarea. Odată fișierul încărcat, sistemul va afișa o listă cu câmpurile disponibile pentru import (acestea corespund coloanelor din CSV). Taschi CRM va potrivi automat coloanele din fișier cu câmpurile sistemului dacă anteturile corespund exact. Dacă ați folosit fișierul de exemplu sau ați denumit corect coloanele, maparea se va realiza automat: fiecare coloană din CSV va fi aliniată sub câmpul echivalent din CRM.

3. Maparea manuală a câmpurilor (dacă este necesară): În cazul în care anteturile din fișierul dvs. nu se potrivesc exact cu denumirile câmpurilor așteptate, sau dacă ordinea coloanelor este diferită, va trebui să realizați maparea manuală. Interfața de import vă permite să alegeți, pentru fiecare câmp al CRM, care coloană din fișierul CSV corespunde. Parcurgeți lista de câmpuri afișate și verificați că datele din fiecare coloană au fost recunoscute corect:

   • Câmpuri obligatorii: Asigurați-vă că la câmpul Denumire Client este alocată coloana corectă din CSV (cea care conține numele clientului). La fel, dacă importați contacte, verificați că la câmpul Email Contact este mapată coloana de email a persoanei de contact. Fără aceste mapări, importul nu va putea crea clientul sau contactul respectiv.

   • Contacte asociate: Sistemul permite includerea unui contact asociat fiecărui client în același rândal CSV. Asta înseamnă că puteți avea coloane pentru prenume, nume, email (și telefon) ale unei persoane de contact principal. Dacă ați completat aceste coloane în fișier, verificați maparea lor sub secțiunea de Contact asociat (dacă există) în interfața de import. CRM-ul va crea automat un contact pentru clientul respectiv folosind aceste informații. (Dacă nu doriți să importați un contact pentru un anumit client, puteți lăsa câmpurile de contact goale în CSV; clientul va fi importat fără contact asociat).

   • Câmpuri opționale: Pentru celelalte câmpuri (telefon, adresă, website, etc.), verificați că fiecare este corelat cu coloana potrivită. Dacă ați omis unele coloane în CSV (de exemplu nu ați avut date de website și nu ați inclus acea coloană), este în regulă – respectivele câmpuri vor rămâne necompletate la import. De asemenea, câmpurile personalizate (dacă există) apar la final; asigurați-vă că și acestea sunt mapate dacă ați furnizat informații pentru ele în CSV.

4. Simulare import (opțional, recomandat): Înainte de a aplica importul efectiv, Taschi CRM oferă opțiunea de Simulează importul. Vă recomandăm să folosiți această funcție pentru a valida datele din fișier fără a crea de fapt înregistrări în sistem. La rularea simulării, sistemul va procesa fișierul și va afișa un raport despre ce s-ar importa:

   • Numărul total de rânduri detectate pentru import.

   • Mesaje de eroare sau avertizări pentru rândurile care au probleme (de exemplu, câmpuri lipsă sau formate invalide).

   • Duplicatele identificate (de exemplu emailuri de contact duplicate).

   Simularea nu salvează niciun client în baza de date, ci doar vă arată ce s-ar întâmpla dacă ați continua. Examinați rezultatele simulării și, dacă există erori, corectați fișierul CSV conform mesajelor (vezi secțiunea de validare de mai jos) înainte de importul final.

5. Lansarea importului: După ce sunteți mulțumit de rezultat (ideal după ce ați rulat simularea și ați remediat eventualele probleme), apăsați butonul Importă pentru a porni importul propriu-zis. Sistemul va parcurge fiecare rând din CSV și va crea clienții noi în baza de date, împreună cu contactele asociate (acolo unde au fost furnizate). Acest proces poate dura câteva momente, în funcție de numărul de înregistrări.

4. Validarea datelor și erori posibile

Pe durata importului (atât în modul simulare, cât și la importul real), Taschi CRM va valida datele din fișier. În cazul în care anumite date lipsesc sau sunt invalide, sistemul va sări peste acele înregistrări sau va afișa mesaje de eroare. Iată problemele comune ce pot apărea la validare și cum pot fi rezolvate:

• Lipsă nume client (câmp obligatoriu nespecificat): Dacă un rând din CSV nu are completat numele clientului (coloana Denumire Client este goală), acel client nu va fi importat. Sistemul necesită acest câmp pentru a crea entitatea client. Soluția este să completați denumirea pentru fiecare client înainte de a relua importul. Similar, alte câmpuri esențiale (de ex. dacă ați setat anumite câmpuri personalizate ca obligatorii) trebuie să fie prezente, altfel rândul respectiv va eșua la import.

• Email de contact lipsă sau nevalid: Dacă ați inclus un contact și adresa de email a acestuia lipsește sau nu este într-un format valid (nu conține caracterul @, are caractere nepermise etc.), sistemul va marca o eroare pentru acel rând. E-mailul de contact este important mai ales pentru că emailurile contactelor trebuie să fie unice în sistem. Verificați ca adresele să fie corecte din punct de vedere sintactic. Completați emailul lipsă sau corectați formatul înainte de re-import.

• Email de contact duplicat: Taschi CRM nu permite existența a două contacte cu aceeași adresă de email (fie în același fișier, fie față de contacte deja existente în sistem). Dacă fișierul CSV conține două rânduri cu același Email Contact sau dacă încercați să importați un contact al cărui email există deja la un client în CRM, contactul (și implicit clientul de pe acel rând) nu va fi importat pentru a evita duplicarea. În raportul de import veți vedea o notificare despre email duplicat. Soluția este să eliminați sau modificați adresele duplicate din fișier (sau să omiteți importul acelor contacte deja existente). De exemplu, dacă doi clienți diferiți au același email de contact în fișier, decideți cum să procedați: folosiți emailuri unice pentru fiecare persoană sau importați unul singur și pentru celălalt adăugați contactul manual cu altă adresă, dacă e cazul.

• CUI duplicat (client duplicat după cod fiscal): Dacă folosiți câmpul CIF/CUI/CNP pentru identificarea companiilor, atenție la duplicate. Sistemul permite în mod normal înregistrarea a doi clienți diferiți chiar cu același CUI (nu există o restricție automată by default), însă din perspectivă practică ar trebui evitat. În cadrul procedurii interne, tratați un CUI duplicat ca pe o posibilă eroare de date. Importul vă poate semnala (în simulare sau în raportul final) că există deja un client cu același CUI. Este recomandat să nu importați din nou același CUI pentru a preveni creare de înregistrări duplicat în CRM. Verificați fișierul și eliminați eventualele intrări duplicative înainte de import (sau pregătiți-vă să îmbinați/mânați manual datele ulterior, dacă totuși se creează dubluri).

• Format numeric sau date text incorecte: Unele câmpuri, cum ar fi telefoanele, codurile poștale sau sumele (dacă e cazul), trebuie să conțină doar cifre sau un format anume. De exemplu, dacă la telefon ați inclus caractere nenumerice (litere) accidental, sistemul ar putea ignora acel câmp sau să nu importe valoarea corect. Similar, pentru câmpuri de tip listă (ex: Grupuri) asigurați-vă că valorile din CSV corespund exact cu denumirile așteptate (ideal una din valorile existente în CRM, altfel e posibil să nu fie atribuite). Verificați în fișier că datele respectă formatul așteptat de sistem.

• Erori de formatare a fișierului CSV: Dacă structura CSV nu este corectă, pot apărea mesaje de eroare mai generale. Două situații întâlnite:

  • Eroare "Not enough rows for importing" – apare atunci când scriptul de import consideră că fișierul nu are suficiente rânduri de date, deși dvs. știți că există. De obicei, acest mesaj indică o problemă de formatare a CSV-ului, nu neapărat lipsa rândurilor. Cauza poate fi un editor care a salvat fișierul într-un format neobișnuit. Soluție: deschideți fișierul cu un alt editor (de exemplu, Google Sheets sau un editor text simplu) și salvați-l din nou ca CSV (asigurându-vă că folosește separator de virgulă și codare UTF-8), apoi reîncercați importul.

  • Toate datele din fișier apar într-o singură coloană în procesul de import – aceasta indică faptul că delimitatorul nu este recunoscut corect. De exemplu, dacă fișierul este salvat cu separator de punct și virgulă ; sau tab în loc de virgulă ,, sistemul va citi întreg rândul ca o singură celulă. Rezultatul poate fi fie eroare, fie import haotic. Soluție: asigurați-vă că la salvarea CSV ați ales delimiter virgulă. Dacă problema persistă, deschideți fișierul în editor, verificați vizual separarea prin virgulă și resalvați-l. Taschi CRM recomandă folosirea fișierului exemplu ca referință și salvarea ulterioară “cu virgulă” pentru a evita acest scenariu.

În orice caz de eroare, sistemul va afișa un raport la finalul importului (sau simulării). Acest raport indică, pentru fiecare rând problematic, motivul erorii (câmp lipsă, duplicat, format incorect etc.). Folosiți aceste informații pentru a ajusta datele în fișierul sursă și reluați procesul pentru rândurile care nu au fost importate. Rândurile care au fost importate cu succes nu vor fi reimportate (sistemul ignoră automat duplicatele la încercări ulterioare, atâta timp cât elementele cheie – cum ar fi emailul de contact – există deja în baza de date).

5. Confirmarea importului și acțiuni ulterioare

După ce ați rulat importul (fără simulare) și procesul s-a încheiat, Taschi CRM va afișa un mesaj de confirmare. În această confirmare veți vedea un sumar, de exemplu: „Import finalizat: X clienți au fost importați cu succes”, împreună cu detalii precum câte contacte au fost adăugate și câte rânduri au fost omise din cauza erorilor. De obicei, veți primi și o listă sau un jurnal al eventualelor probleme întâmpinate la rândurile sărite (pentru a ști exact ce trebuie corectat, dacă doriți să reimportați acele intrări).

Odată confirmat importul reușit:

• Verificarea înregistrărilor: Navigați în modulul Clienți din CRM și verificați că noile înregistrări apar în listă. Clienții importați vor avea acum propriile profiluri în sistem. De asemenea, dacă ați importat contacte, deschideți câteva dintre noii clienți și verificați în subsecțiunea Contacte că persoanele de contact au fost create și asociate corect (cu nume, email, telefon, etc., conform datelor furnizate).

• Notificări către contactele importate: Importul nu trimite automat nicio notificare către clienții sau contactele noi. Aceste înregistrări sunt pur și simplu adăugate în baza de date. Dacă politica internă prevede ca noilor contacte să li se ofere acces la portalul de clienți sau să primească un email de bun-venit, va trebui să realizați acest lucru manual. Taschi CRM permite trimiterea datelor de autentificare către un contact, însă acest lucru se face manual (de exemplu, editând contactul și alegând opțiunea de trimitere a invitației portal). Verificați fiecare contact importat și decideți dacă trebuie trimis vreun email de informare.

• Curățarea și actualizarea datelor post-import: Dacă unele înregistrări nu au fost importate din cauza erorilor (așa cum reiese din raport), corectați acele date și încercați fie un nou import doar cu ele (păstrând structura CSV, eventual într-un fișier separat care conține doar intrările neimportate anterior), fie introduceți-le manual dacă sunt puține la număr. Asigurați-vă că nu creați duplicat la reimport – de exemplu, dacă ați rezolvat o adresă de email și reîncercați importul, nu includeți din nou clienții deja importați cu succes (altfel, sistemul fie îi va ignora ca duplicat, fie veți crea dubluri de clienți). Ideal, lucrați doar cu rândurile care au eșuat, într-un fișier separat, pentru o gestionare mai ușoară.

• Încadrarea în fluxul de lucru: După import, noii clienți sunt disponibili pentru utilizare în CRM ca oricare alții – îi puteți folosi la emiterea de facturi, oferte, tichete de suport, etc., în funcție de modulele utilizate. Verificați dacă trebuie să îi adăugați în anumite grupuri de clienți (dacă nu ați făcut-o deja prin import) sau dacă trebuie setați anumiți responsabili (reprezentant account manager) pentru ei în sistem.

În concluzie, importul de clienți în Taschi CRM este un proces eficient, dar care necesită atenție la pregătirea datelor. Asigurați-vă că urmați structura solicitată, validați datele prin simulare și corectați eventualele erori înainte de importul final. Astfel, veți obține o bază de date de clienți curată și completă, fără duplicate sau informații lipsă, gata de utilizare în activitatea de zi cu zi.