Media
Secțiunea Media este un spațiu pentru fișiere și imagini folosite în întregul CRM (atât în anunțuri, articole sau e-mailuri). Administratorii pot accesa toată biblioteca media, în timp ce utilizatorii obișnuiți pot vedea și gestiona doar fișierele încărcate de ei înșiși. Pentru a utiliza, navigați la Unelte → Media: veți vedea folderele proprii și, dacă sunteți administrator, toate folderele. Acolo puteți încărca fișiere noi (drag&drop sau selectare), organiza în directoare, șterge sau partaja link.
Bune practici: denumiți clar fișierele, folosiți subfoldere pe proiect/temă, încărcați doar formate acceptate (ex. JPG, PNG, PDF) și curățați periodic cele neutilizate. De asemenea, Taschi permite integrarea cu Google Drive (prin Google Picker) pentru atașamente, deci verificați configurarea Google API în Configurare → Setări → Google dacă folosiți această funcție.
Exportă PDF în masă
Instrumentul Exportă PDF în masă permite generarea de documente PDF (facturi, proforme, oferte, plăți, estimări) în serie. Se accesează din Unelte → Export PDF în masă. Aici puteți alege tipul de document (ex. facturi) și intervalul (date, status etc.), apoi generați un fișier ZIP cu PDF-urile selectate. Doar utilizatorii cu permisiunea „View (Global)” pentru tipul de document pot exporta în masă. De exemplu, dacă un utilizator poate vedea doar propriile facturi, va exporta doar acele facturi personale.
Bune practici: filtrați lista înainte de export (de ex. pe perioadă sau client), verificați că doriți să exportați ultimele versiuni, și păstrați o copie de rezervă. Pentru documente recurente (ex. raport la încheiere de lună), folosiți această funcție pentru a simplifica procesul. Permisiunile privind exportul PDF se regăsesc în Confogirare → Personal sau Configurări → Roluri → Roluri personal – asigurați-vă că persoanele potrivite au dreptul „Bulk PDF Exporter”.
Exportă CSV
Este un instrument care permite extragerea datelor din CRM sub formă de fișiere CSV / Excel pentru analiză externă (ex. contabilitate sau raportare). Se găsește în Unelte → Exportă CSV. Utilizatorii (de obicei administratori sau manageri) pot alege modulul dorit (de exemplu liste de clienți, contactele dintr-un grup, costuri etc.) și genera rapid un fișier CSV cu toate câmpurile relevante.
Cum se folosește: Selectați criteriile de filtrare (dacă există opțiuni de căutare sau grupare) și dați click pe export. Rezultatul este un fișier de date descărcabil.
Bune practici: clarificați ce informații au nevoie contabilii sau managerii înainte de a exporta (ex. includeți sau nu date sensibile), adăugați nume semnificative coloanelor din interfață (setări câmpuri personalizate) și evitați exportul neîngrădit al unor seturi foarte mari de date (împărțiți pe perioade sau grupuri) pentru a preveni încărcări lente sau erori. Deși Taschi nu specifică modul exact de configurare, de obicei doar administratorii au acces în mod implicit la acest manager de export și pot ajusta drepturile necesare în Setări.
Calendar
Modulul Calendar oferă fiecărui utilizator un calendar personal și/sau partajat pentru programări și evenimente de echipă. Se accesează din Unelte → Calendar. Aici puteți adăuga evenimente noi (întâlniri, termene limită, zile libere etc.), le puteți atribui proprietari sau participanți și le puteți filtra după utilizator sau tip. Taschi CRM suportă integrarea cu Google Calendar: după configurarea cheilor Google API și a cron-ului, evenimentele din Google Calendar (personal, principal sau pe departament) apar automat în calendarul intern. De asemenea, puteți afișa un calendar principal pentru toți utilizatorii, respectiv calendare specifice departamentelor (setting în Configurare → Setări → Calendar).
Cui se adresează: în general, echipa internă (staff) planifică aici activitățile. Clienții nu văd calendarul intern. În setările de securitate, apare că non-staff (ex. colaboratori externi) nu pot vedea evenimente publice din calendar sau sincronizări Google Calendar.
Bune practici: utilizați culori diferite pentru tipurile de evenimente (consultanță, suport, vacanță), setați alerte și invitații pentru colegi, și revizuiți periodic calendarul general ca manager de echipă. Dacă folosiți Google Calendar, asigurați-vă că ați verificat permisiunile și că serverul poate accesa API-urile necesare.
Anunțuri
Modulul Anunțuri permite publicarea de mesaje interne (sau destinate și clienților) direct în interfața Taschi CRM. Este accesibil tot din Unelte → Anunțuri. Administratorii și alți utilizatori cu drepturi pot crea anunțuri noi (titlu, conținut, artă personalului, arată clienților) ce vor apărea pe tabloul de bord la autentificare. Anunțurile apar în partea de sus a dashboard-ului și pot fi vizibile pentru toți utilizatorii interni. Există opțiunea de a afișa anunțuri și în zona de client (portofoliu) – astfel, clienții care se autentifică văd mesajele relevante.
Cui se adresează: înainte de toate, la echipa internă (toți utilizatorii), iar prin configurare pot fi vizibile și clienților.
Bune practici: actualizați sau dezactivați anunțurile după ce nu mai sunt relevante; folosiți-le pentru comunicări scurte și importante (măsuri interne, downtime, oferte interne). Deși funcționalitatea de bază nu oferă încărcare fișiere, puteți să includeți linkuri utile sau imagini mici în conținut. Administrați permisiunile astfel încât doar personalul potrivit să poată crea sau șterge anunțuri.
Obiective
Funcționalitatea Obiective permite stabilirea de ținte de performanță și urmărirea realizării acestora. Găsiți modulul la Unelte → Obiective. Aici puteți defini obiective noi (ex. cifra de afaceri, număr de prospecți convertiți, creșterea numărului de clienți, contracte semnate, rapoarte de proforme transformate în facturi etc.). Pentru fiecare obiectiv setați subiect, tip (dintre cele predefinite din sistem) şi realizare: ținta numerică / valoare, perioada de calcul (început, final) și, opțional, notificări către personal când este atins sau ratat. După ce salvați obiectivul, sistemul urmărește automat gradul de realizare din datele existente (atribuie progres procentual).
Cui se adresează: de obicei administratorilor și managerilor de echipă care definesc obiective, iar toți utilizatorii (în funcție de permisiuni) pot vedea graficul de progres.
Bune practici: stabiliți obiective clare şi măsurabile, relevante pentru echipa de vânzări / marketing, și verificați-le prin rapoarte. Activați opțiunea de notificare în e-mail pentru ca sistemul să anunțe staff-ul când obiectivul este atins sau pierdut. Reevaluați periodic obiectivele și ajustați-le la final de perioadă, după necesități.
Sondaje
Modulul Sondaje permite crearea și distribuirea de chestionare către clienți, prospecți sau colegi. Accesați Unelte → Sondaje pentru a vedea lista sondajelor existente sau a crea unul nou. Procesul tipic este: (1) adăugați un sondaj nou cu titlu, descriere și data expirării, (2) editați sondajul și inserați întrebări (alegeți tipuri de câmp: sondaj cu rating, întrebări cu alegere multiplă, câmp text liber, NPS etc.), (3) definiți publicul țintă – puteți selecta liste predefinite (clienți, prospecți, personal) sau crea liste noi de e-mailuri în Unelte → Sondaje → Liste e-mail, (4) în fila Trimite sondaj, dați clic pe butonul de trimitere pentru listele selectate și programați ora de expediere. După ce un sondaj primește răspunsuri, vedeți rezultatele în același modul – există rapoarte grafice cu scoruri medii și liste cu răspunsurile text (exportabile în CSV).
Cui se adresează: în mod tipic departamentului de marketing / vânzări sau managementului care dorește feedback; clienților și prospectilor pentru sondaje de satisfacție sau lead scoring, respectiv personalului intern pentru sondaje interne.
Bune practici: mențineți sondajele scurte și clare, folosiți liste segmentate (ex. clienți activi, utilizatori recenți), includeți un mesaj personalizat în email (puteți insera câmpul de link sondaj din lista de mail), și reamintiți prin funcția de remindere dacă unii nu au răspuns. Testați trimiterea cu un mini-grup înainte de lansarea generală. Sondajele generează și export CSV pentru datele adunate (utile pentru analiză în Excel sau prezentări).
Bază de date de rezervă
Funcționalitatea Bazei de date de rezervă permite salvarea manuală sau automată a întregii baze de date a instanței dumneavoastră. Puteți găsi această opțiune la Unelte → Bază de date de rezervă. Apăsând Creați Backup de bază de date veți genera un fișier SQL de rezervă descărcabil. În Copie de siguranță automată puteți configura backup automat zilnic / la interval, pentru a asigura copii regulate ale bazei.
Cui se adresează: strict administratorilor, pentru administrarea sistemului.
Bune practici: păstrați copia de rezervă în afara serverului principal (ex. descărcați și stocați pe un alt mediu securizat), testați periodic procedura de restaurare, și configurați crontab extern pentru a automatiza salvatul la ore când site-ul nu e foarte activ. Înainte de upgrade-ul sistemului, efectuați un backup complet. De asemenea, asigurați-vă că serverul are permisiuni de scriere în folderul de backup specificat și spațiu suficient pe disc.
Jurnal Ticket Pipe
Este un jurnal de debug pentru sistemul de ticketing prin e-mail (email piping). Când folosiți funcționalitatea de auto-import a tichetelor din e-mail (prin IMAP sau forward PHP), orice mesaj primit este înregistrat aici împreună cu statusul procesării. Accesați Unelte → Jurnal Ticket Pipe pentru a vedea lista e-mailurilor primite de sistem și motivul eventualelor erori de creare tichet (ex. „Department Not Found”, „Ticket ID not found” etc.). Dacă un e-mail nu generează tichet, acest log vă arată dacă a fost recepționat și de ce a fost respins.
Cui se adresează: în principal echipei de suport tehnic și administratorilor pentru depanare.
Bune practici: verificați regulat acest jurnal după orice problemă de ticketing. Asigurați-vă că forwarding-ul în cPanel (sau setările IMAP) sunt corecte – dacă un mesaj nici măcar nu apare în log, înseamnă că forwarder-ul nu a trimis e-mailul către CRM. Folosiți informațiile din log pentru a corecta setările (de exemplu, adresa de e-mail asociată fiecărui departament în Configurare → Asistență). De asemenea, ștergeți periodic intrările vechi din log pentru a păstra vizibilitatea celor recente și a economisi spațiu.