Modulul Cheltuieli în Taschi CRM – Ghid de utilizare

Taschi CRM include un modul de Gestionare a Cheltuielilor, care permite înregistrarea și urmărirea tuturor cheltuielilor firmei. Mai jos este prezentat modul de lucru cu acest modul, pas cu pas, incluzând adăugarea manuală a unei cheltuieli, detalii despre categoriile/subcategoriile predefinite și alte informații utile.

Prin utilizarea corectă a modulului Cheltuieli în Taschi CRM, veți reuși să țineți o evidență clară a tuturor costurilor firmei și să identificați oportunități de optimizare a cheltuielilor. Sistemul centralizează informațiile, permițând accesul rapid la documentele justificative și oferind opțiuni de facturare către clienți acolo unde este cazul, ceea ce conduce la eficientizarea proceselor financiare.

1. Adăugarea manuală a unei cheltuieli

Pentru a adăuga manual o cheltuială nouă în sistem, urmați pașii de mai jos:

• Accesarea formularului de adăugare: Navigați din meniul principal la secțiunea Cheltuieli și selectați opțiunea + Înregistrează cheltuială pentru a deschide formularul de introducere. Acest formular vă permite să completați detaliile cheltuielii.

• Completarea câmpurilor: În formular, introduceți informațiile necesare despre cheltuială în câmpurile disponibile:

  • Atașează chitanța: Adăugați documente justificative relevante (de exemplu, factura în format PDF, bon fiscal, chitanță scanată etc.). Puteți încărca fișiere direct în înregistrarea cheltuielii, pentru o păstrare ușoară a documentelor aferente. Aceste atașamente vor fi salvate în CRM și pot fi consultate ulterior oricând aveți nevoie.
  • Categorie de cheltuieli și subcategorii: Selectați categoria potrivită pentru cheltuială, pentru a o clasifica corect (vezi lista de categorii disponibile în secțiunea următoare). Organizarea cheltuielilor pe categorii și subcategorii vă va ajuta la rapoarte și analiză ulterioară.
  • Data: Specificați data plății cheltuielii. De obicei este data la care a fost efectuată plata sau data documentului justificativ (factură, bon etc.).

  • Suma: Valoarea totală a cheltuielii (în moneda prestabilită a sistemului). Acest câmp este obligatoriu și reprezintă costul cheltuielii.

  • Client: Alegeți din lista de Clienți și această cheltuială va apărea în zona de facturare și o puteți include în facturile următoare.

• Opțiuni suplimentare (opționale): Formularul de cheltuială poate include și alte câmpuri opționale, cum ar fi Denumire cheltuială (o scurtă descriere sau titlu al cheltuielii, utilă pentru a o recunoaște rapid) sau Observații (unde puteți adăuga detalii suplimentare despre cheltuială). De asemenea, se pot specifica modul de plată (numerar, card, transfer bancar etc.) și eventual un număr de referință (de exemplu numărul facturii furnizorului) pentru evidență sau dacă această cheltuială este recurentă.

• Legarea cheltuielii de un client și facturarea ulterioară: Dacă cheltuiala a fost efectuată în numele unui client (de ex. costuri re-facturabile), puteți selecta acel Client la completarea formularului. Imediat ce ați asociat un client, va apărea o opțiune de tip Facturabil (checkbox). Bifați opțiunea Facturabilă pentru a marca faptul că această cheltuială trebuie refacturată clientului. O cheltuială marcată ca facturabilă va putea fi ulterior inclusă pe o factură emisă clientului respectiv, prin funcția de conversie a cheltuielii în factură (CRM-ul va genera o factură care include în mod automat detaliile și suma acelei cheltuieli). Notă: Atunci când o cheltuială este legată de un client și marcată ca facturabilă, valuta sumei cheltuielii se va actualiza automat la valuta setată pentru clientul respectiv, asigurând corectitudinea conversiei pe factură.

• Salvarea cheltuielii: După ce ați completat toate detaliile necesare, verificați informațiile introduse și faceți clic pe Salvare. Cheltuiala va fi înregistrată în sistem, putând fi vizualizată în lista de cheltuieli și inclusă în rapoarte. Dacă ați bifat cheltuiala ca fiind facturabilă, veți avea opțiunea ulterioară de a o converti direct în factură către client.

2. Categoriile și subcategoriile de cheltuieli

Pentru o organizare eficientă, Taschi CRM grupează cheltuielile pe categorii și subcategorii. Sistemul vine predefinit cu o serie de categorii uzuale de cheltuieli, fiecare având subcategorii care detaliază tipurile de cheltuieli incluse. Aceste categorii și subcategorii predefinite pot servi drept model de clasificare, însă fiecare companie le poate modifica, elimina sau completa în funcție de nevoile proprii (din modulul de setări, cu drepturi de administrator).

Lista categoriilor de cheltuieli predefinite și subcategoriile lor este următoarea:

• COGS – Costuri directe: cheltuieli direct atribuibile producției sau livrării bunurilor/serviciilor către clienți (costuri care cresc proporțional cu volumul de activitate):

  • Infrastructură & livrare – costuri cu infrastructura de producție și livrarea efectivă a bunurilor/serviciilor către clienți.

  • Licențe & servicii per utilizare – costuri cu licențe software sau servicii plătite în funcție de utilizare, necesare pentru a furniza produsul/serviciul.

  • Suport & execuție directă – cheltuieli cu suportul tehnic și munca directă legată de implementarea livrării (de ex. personal tehnic direct implicat în proiecte pentru clienți, sub-contractori pe proiect etc.).

  • Furnizori direcți – costuri facturate de furnizorii direct implicați în livrarea către client (materii prime, servicii externalizate direct legate de proiecte).

• OPEX – Operațional: cheltuieli operaționale recurente pentru funcționarea de zi cu zi a organizației:

  • Personal operațional – costuri cu personalul operațional (angajați implicați în operațiunile curente, producție sau prestarea serviciilor, excluzând personalul administrativ).

  • IT & software intern – cheltuieli cu infrastructura IT internă și software utilizat intern (licențe software interne, echipamente IT, mentenanță tehnică internă).

  • Spații & utilități – costuri cu sediile, birourile și utilitățile (chirii, întreținere spații de lucru, energie electrică, apă, internet, telefonie etc. necesare funcționării).

  • Echipamente & consumabile – cheltuieli cu echipamentele non-IT și consumabilele de birou sau producție (mobilier, papetărie, materiale consumabile folosite în operațiuni).

• CAC – Marketing & Sales: (Customer Acquisition Cost) cheltuieli pentru marketing, vânzări și atragerea clienților:

  • Promovare & publicitate – costuri de promovare, reclame (online/offline), campanii de publicitate și marketing pentru atragerea de clienți noi.

  • Branding & conținut – cheltuieli legate de crearea de conținut marketing (ex. materiale grafice, video) și consolidarea brandului (design logo, branding, identitate vizuală).

  • Tool-uri de vânzări & marketing – costuri cu instrumente și aplicații folosite de echipele de vânzări și marketing (CRM, platforme de email marketing, abonamente la servicii de prospectare etc.).

  • Comisioane & parteneriate – sume plătite sub formă de comisioane de vânzare (de ex. comisioane către parteneri, afiliați) sau costuri de parteneriat în vederea generării de vânzări.

• A&G – Administrativ & General: cheltuieli administrative și generale (costuri indirecte necesare administrării firmei și conformării cu cerințele legale):

  • Contabilitate & fiscalitate – costuri legate de contabilitate, audit, servicii financiare externe și îndeplinirea obligațiilor fiscale (onorarii pentru firma de contabilitate, consultanță fiscală, rapoarte financiar-contabile).

  • Juridic & conformitate – cheltuieli cu servicii juridice, consultanță legală, onorarii avocați și costuri pentru asigurarea conformității cu reglementările (de ex. taxe notariale, avizări, certificări).

  • Consultanță & management – costuri cu servicii de consultanță în management sau alte consultanțe externe (ex. consultanță de business, training de management) și cheltuieli legate de activitatea de management (ședințe, deplasări management, etc.).

  • Alte cheltuieli administrative generale – orice alte costuri de administrare care nu se încadrează în categoriile de mai sus (cheltuieli diverse de birou, papetărie specială, protocol intern, etc. sau costuri administrative neprevăzute). Nota: Această subcategorie poate fi folosită pentru a înregistra cheltuieli administrative ocazionale sau care nu justifică o subcategorie dedicată.

• R&D / Inovație: cheltuieli orientate spre viitor și creștere, legate de cercetare și dezvoltare:

  • Dezvoltare & îmbunătățire produse – costuri cu dezvoltarea de noi produse sau servicii și îmbunătățirea celor existente (inovație de produs, feature development, prototipare inițială).

  • Cercetare & analiză – cheltuieli cu activități de cercetare de piață, analiză de date, studii și documentare în vederea inovării.

  • Testare & prototipuri – costuri asociate testării produselor/serviciilor noi și realizării de prototipuri sau proiecte pilot.

• CAPEX – Investiții: cheltuieli de capital (investiții pe termen lung în active fixe sau proiecte majore):

  • Echipamente & active fizice – investiții în echipamente fizice, utilaje, vehicule, mobilier specializat sau alte active corporale folosite pe termen lung.

  • Active digitale & software – investiții în active necorporale precum software proprietar, dezvoltare de platforme IT, licențe pe viață, proprietate intelectuală (ex. achiziție de brevete) etc.

  • Amenajări & infrastructură – cheltuieli de investiții pentru amenajarea spațiilor de lucru sau dezvoltarea infrastructurii (renovări, construcții, instalații speciale, extinderi de spații).

• Costuri financiare: cheltuieli legate de operațiunile financiare și de capital:

  • Servicii bancare & plăți – costuri cu servicii bancare curente și procesarea plăților (de ex. taxe de administrare cont bancar, abonamente la servicii bancare, costuri procesator plăți online).

  • Comisioane financiare – alte comisioane și taxe financiare (de ex. comisioane de tranzacționare, comisioane de schimb valutar aplicate de bancă sau alte instituții financiare).

  • Diferențe de curs valutar – pierderi din diferențe de curs valutar la plăți/incasări în valută (cheltuieli înregistrate datorită variațiilor cursului de schimb).

  • Dobânzi & finanțări – costuri cu dobânzile la credite, linii de finanțare sau leasing, precum și alte costuri asociate finanțărilor (comisioane de acordare credit, garantare etc.).

• e-factura: (Categorie specială) Aceasta este o categorie de cheltuieli utilizată de sistem în mod automat pentru facturile primite de la furnizori prin integrarea cu sistemul național SPV ANAF. Practic, atunci când Taschi CRM importă facturi de achiziție emise de furnizorii dumneavoastră (descărcate din Spațiul Privat Virtual al ANAF, prin sistemul e-Factura), aceste cheltuieli vor fi încadrate implicit la categoria „e-factura”. Astfel, puteți identifica ușor cheltuielile provenite din facturile electronice emise de furnizori.

Notă: Categoria e-factura nu are subcategorii și, în general, nu este folosită manual – sistemul o setează automat pentru cheltuielile create din facturile importate și vă recomandam să modificați această categorie conform proceselor dumneavoastră de business.

Modificarea categoriilor: Toate categoriile și subcategoriile menționate mai sus sunt predefinite în aplicație pentru a acoperi cele mai comune tipuri de cheltuieli. Acestea pot fi personalizate de către fiecare companie. Un utilizator cu drepturi de administrator poate accesa setările modulului Cheltuieli și poate adăuga categorii noi, subcategorii noi, sau poate edita / șterge pe cele existente, astfel încât clasificarea cheltuielilor să reflecte cât mai bine structura costurilor din organizația dumneavoastră. De exemplu, dacă aveți un tip de cheltuială specific domeniului firmei care nu se încadrează în listele de mai sus, puteți crea o categorie sau subcategorie dedicată pentru a urmări separat acele costuri.

3. Sfaturi și observații utile

• Atașarea documentelor justificative: Este recomandat să atașați documentele justificative pentru fiecare cheltuială introdusă. Aceste fișiere (precum facturi, chitanțe, bonuri fiscale) vor fi stocate alături de înregistrarea cheltuielii, oferind o evidență completă. Ulterior, dacă aveți nevoie să verificați detaliile unei cheltuieli sau să prezentați documente la un control / audit, veți avea totul organizat în cadrul CRM-ului, fără a căuta prin dosare sau emailuri. Sfat: Denumiți fișierele încărcate sugestiv (ex. Factura_ABC_SRL_1001.pdf) pentru a fi ușor de găsit.

• Câmpuri personalizate pentru cheltuieli: Taschi CRM permite adăugarea de câmpuri personalizate pe majoritatea modulelor, inclusiv pe modulul de Cheltuieli. Dacă firma dumneavoastră are nevoie să urmărească informații suplimentare pentru fiecare cheltuială (de exemplu, centru de cost, cod proiect intern, aprobat de, etc.), un administrator poate defini aceste câmpuri din Configurare > Câmpuri personalizate. Odată adăugate, aceste câmpuri vor apărea în formularul de cheltuieli și pot fi completate la fiecare înregistrare nouă, permițând personalizarea modului de evidență a cheltuielilor conform cerințelor companiei.

• Facturarea cheltuielilor către clienți: După cum s-a menționat, dacă marcați o cheltuială ca facturabilă și o asociați unui client, o veți putea factura clientului respectiv. În practică, după înregistrarea unei cheltuieli facturabile, veți avea opțiunea de Convertește în factură direct din detaliile cheltuielii. La acționarea acestei funcții, sistemul va genera automat o nouă factură de vânzare către client, pre-completată cu toate detaliile cheltuielii (descriere, sumă, taxe, atașamente relevante). Acest lucru vă scutește de introducerea manuală a datelor pe factură și reduce riscul de erori. După conversie, cheltuiala va fi marcată ca facturată, iar factura emisă poate fi apoi trimisă clientului.

• Rapoarte de cheltuieli: Modulul Cheltuieli oferă și rapoarte utile pentru monitorizarea finanțelor. De exemplu, puteți genera un raport cu totalul cheltuielilor pe categorii într-o anumită perioadă, identificând astfel zonele principale de cost. De asemenea, există rapoarte comparative cheltuieli vs. venituri, precum și posibilitatea de a vedea cheltuielile recurente sau istoricul cheltuielilor anuale. Folosiți aceste rapoarte pentru a obține o imagine de ansamblu asupra sănătății financiare a afacerii și pentru a fundamenta decizii informate.