Modulul de Încasări în Taschi CRM

1. Adăugarea manuală a unei încasări

1. Din meniul principal, accesați Vânzări → Facturi și deschideți factura pentru care primiți plata. Acolo faceți clic pe butonul + Plată din partea de sus a facturii.

2. În formularul Înregistrează plata pentru ..., completați câmpurile obligatorii:

   • Suma primită – suma incastă de la client, preluată automat cu restul de plată rămas din factură.

   • Data efectuării plății – data la care s-a efectuat plata (implicit se selectează ziua curentă).

   • Mod de plată – selectați modul de plată utilizat (ex. Numerar, Transfer, Card etc.). Asigurați-vă că aceste moduri de plată sunt definite în prealabil în Configurare → Finanțe → Metode de plată și marcate ca active atunci când creați o factură.

   • Observații – orice comentariu privind plata.

   • Notificări prin email – în mod implicit, clientul primește un email de confirmare a plății, dar puteți bifa opțiunea Nu trimite e-mailuri înregistrate despre plata facturilor către contactele clienților/SMS Plată factură - înregistrată pentru a nu trimite email clientului.

3. După completarea câmpurilor, apăsați Salvare. Sistemul va înregistra plata și va actualiza automat starea facturii: dacă suma încasată acoperă integral factura, starea devine Plătită, în caz contrar Plătită parțial.

   • Ex. Să presupunem că factura are de încasat 1.000 lei. După salvarea plății de 1.000 lei, factura devine automat Plătită. Dacă se înregistrează doar 400 lei, statusul va fi Plătită parțial, urmând ca diferența să fie încasată ulterior.

4. Odată încasarea salvată, aceasta rămâne asociată facturii și clientului. Factura actualizată poate fi vizualizată în continuare din listă cu noul status, iar clientul și utilizatorii responsabili vor fi notificați conform setărilor (vezi diferențe mai jos).

2. Înregistrarea automată a plății la plata online

• Integrare EuPlătesc / Netopia: Taschi CRM este preconfigurat cu suport pentru plăți online prin card. În special, modulul EuPlătesc este activ (și Netopia urmează să fie disponibil). Astfel, atunci când emiteți o factură, în contul clientului apare automat un link Plătește cu cardul.

• Permitere plată online pe factură: La crearea sau editarea facturii, asigurați-vă că la câmpul Moduri de plată permise pentru această factură este selectată metoda de plată online (EuPlătesc). Metodele active apar clientului în zona de factură HTML, permițând plata direct din factură.

• Procesul automat: Când clientul accesează linkul de plată și finalizează tranzacția cu cardul, sistemul înregistrează automat o încasare în Taschi CRM și leagă plata de factura respectivă. Nu este necesară intervenția manuală de înregistrare – Taschi preia confirmarea de la EuPlătesc și aplică plata. Factura este actualizată imediat (statusul devine Plătită sau Parțial plătită după cum e cazul).

• Notificări: Plata online generează la fel de automat trimiterea notificărilor. În mod implicit, sistemul trimite un email clientului cu factura plătită (către contactele sale de firmă) și notificări către agentul de vânzări și creatorul facturii. Dacă doriți ca clientul să nu primească emailul de confirmare, se poate dezactiva opțiunea în formularul de înregistrare sau prin șablonul de email Configurare → Șabloane de Email.

3. Bune practici în gestionarea încasărilor

• Reconcilierea bancară: La sfârșitul fiecărei perioade, comparați suma totală încasată din CRM cu soldul din extrasul bancar. Verificați ca toate plățile din bănci să fie reflectate în Taschi. În cazul unor plăți neașteptate sau diferențe, identificați facturile aferente și corectați înregistrările.

• Plăți parțiale: Monitorizați facturile cu plăți parțiale și asigurați-vă că restul sumei este înregistrat la timp. Notați în CRM orice acord de plată parțială și setați remindere pentru restul plății.

• Control intern: Orice modificare manuală a unei încasări (corecție sumă, anulare) ar trebui să fie documentată cu notițe. Utilizați roluri de acces pentru a controla cine poate înregistra plăți și revizuiți periodic logul de activități pentru a detecta erori sau fraude.

• Comunicați cu clientul: Înregistrați încasările prompt după ce primiți confirmarea de plată (bancară sau online) și trimiteți clientului un document de însoțire (poate chiar dovada plății sau notificarea de plată) pentru transparență.