Modulul Proiecte în Taschi CRM - Ghid

Modulul Proiecte din Taschi CRM vă pune la dispoziție un set complet de instrumente pentru a gestiona proiectele de la început până la sfârșit. De la crearea proiectului și definirea elementelor de bază (client, echipă, scope), la managementul zilnic prin sarcini și milestone-uri, monitorizarea timpului și până la facturarea finală, totul se desfășoară în aceeași platformă. Mai mult, funcțiile de atașare documente și comunicare integrată (comentarii, discuții) facilitează colaborarea și ținerea evidenței, fără a fi nevoie de alte aplicații externe.

Crearea unui proiect nou și câmpurile principale

Pentru a crea un proiect nou în Taschi CRM, urmați pașii de mai jos:

1. Navigați la modulul Proiecte: Din meniul principal al aplicației, dați click pe secțiunea Proiecte, apoi apăsați butonul + Proiect nou.

2. Completați detaliile proiectului în formularul de creare: Veți avea de introdus următoarele câmpuri principale:

   • Nume proiect: Denumirea proiectului. Alegeți un titlu descriptiv; acest nume va fi vizibil și pentru client în portalul de client.

   • Client: Selectați din lista derulantă clientul (firma sau persoana) pentru care se realizează proiectul. Notă: Asocierea unui client este obligatorie – fiecare proiect în CRM trebuie legat de un client. (Vezi secțiunea următoare pentru detalii despre legătura cu clientul.)

   • Tip de facturare: Alegeți modul în care va fi facturat proiectul. Taschi CRM oferă trei opțiuni de facturare pentru proiecte:

     • Cost fix: Proiectul are un cost total prestabilit. Veți specifica suma fixă a proiectului, care poate fi facturată clientului indiferent de orele lucrate.

     • Ore din Proiect: Proiectul este tarifat la un tarif unic pe oră, aplicat la totalul orelor pontate în cadrul proiectului. Sistemul va calcula costul pe baza numărului total de ore lucrate pe proiect, folosind tariful orar setat pentru proiect.

     • Ore din Sarcini: Fiecare sarcină din proiect are propriul tarif orar; facturarea se face pe baza orelor înregistrate pe fiecare sarcină. La crearea fiecărei sarcini va trebui definit un tarif orar, iar la facturare sistemul adună orele x tariful pentru fiecare task (vezi și secțiunea despre facturare de mai jos).

   • Membri proiect: Selectați membrii echipei (utilizatori interni) care vor participa la proiect. Doar membrii adăugați aici (și personalul cu permisiunea Manage Projects) vor avea acces la detaliile proiectului respectiv. Puteți adăuga mai mulți membri, permițând colaborarea în echipă pe proiect (vezi și secțiunea despre colaborare).

   • Data de început: Alegeți data de start a proiectului.

   • Data de sfârșit: (Opțional) Alegeți data estimată de finalizare a proiectului. Acest câmp vă ajută să stabiliți un termen limită și să urmăriți progresul până la acea dată.

   • Descriere: (Opțional) Adăugați o descriere sau detalii suplimentare despre proiect. Aici puteți include scopul proiectului, obiective, note pentru echipă etc. Această descriere este internă și utilă pentru context.

3. Salvați proiectul: După completarea informațiilor, dați click pe Salvare pentru a crea noul proiect. Proiectul va apărea acum în lista de proiecte, cu statusul implicit (ex. Neînceput).

În acest moment, proiectul este creat cu detaliile furnizate. Puteți oricând edita proiectul pentru a ajusta informațiile (de ex. să adăugați membri noi, să modificați datele sau descrierea).

Asocierea proiectului cu un client

Fiecare proiect în Taschi CRM trebuie să fie asociat unui client existent în CRM (o entitate de tip Client sau Firmă). Această asociere se realizează în momentul creării proiectului, prin selectarea clientului din lista de clienți în câmpul Client al formularului de proiect. Practic, atunci când completați un proiect nou, alegeți cui aparține proiectul respectiv.

De ce este importantă legarea unui proiect de un client?

• Proiectul va fi afișat și în profilul acelui client. În fereastra clientului (în modulul Clienți), există o secțiune Proiecte unde apar toate proiectele legate de acel client. Astfel, aveți o vedere centralizată a tuturor proiectelor aferente unui client.

• Clienții pot avea acces la informațiile proiectului din Portalul de Client (dacă le oferiți acest acces). De exemplu, pot vedea stadiul proiectului, sarcinile (dacă sunt permise), fișierele încărcate, discuțiile, etc., în funcție de setările de vizibilitate.

• Facturile emise pentru acel proiect vor fi de asemenea legate de clientul respectiv, asigurând corectitudinea datelor și facilitând raportarea financiară pe client / proiect.

Modalități de a asocia sau schimba clientul unui proiect:

• La crearea proiectului: așa cum am menționat, selectarea clientului se face inițial la creare. Dacă clientul dorit nu există încă în CRM, va trebui mai întâi să îl adăugați ca și Client în modulul Clienți, apoi să continuați crearea proiectului.

• Crearea proiectului din pagina clientului: O metodă alternativă și rapidă este să inițiați crearea unui proiect direct din pagina unui client. Navigați la detaliile clientului dorit, accesați fila Proiecte, apoi folosiți opțiunea + Proiect nou. În acest caz, câmpul Client va fi precompletat automat cu clientul respectiv, evitând orice eroare de asociere.

• Editarea ulterioară: Dacă ați creat un proiect și trebuie să schimbați clientul asociat (situație rară, de exemplu dacă ați ales greșit clientul), puteți edita proiectul și modifica câmpul Client din formular.

Atenție: Este recomandat să evitați schimbarea clientului după ce ați început să înregistrați activitate (sarcini, timp, facturi) pe proiect, deoarece datele deja legate de vechiul client (timpi, facturi) nu se vor muta automat. În mod ideal, verificați clientul corect la crearea inițială a proiectului.

Legarea corectă a proiectului de client asigură o evidență clară și vă permite să oferiți transparență față de client (dacă doriți), dar și să generați mai ușor rapoarte și facturi specifice acelui client.

Sarcinile în cadrul proiectului (introducere)

Sarcinile reprezintă elemente de lucru individuale în cadrul unui proiect – practic, activitățile sau pașii concreți necesari pentru a finaliza proiectul. Modulul Proiecte este strâns integrat cu modulul de Sarcini al CRM-ului, astfel încât puteți crea, atribui și urmări task-uri direct legate de proiect.

Iată o scurtă prezentare a modului în care sarcinile funcționează într-un proiect Taschi CRM:

• Crearea sarcinilor: Puteți adăuga o nouă sarcină fie din modulul Sarcini, fie direct din pagina proiectului (de obicei există un buton + Sarcină nouă în cadrul proiectului). Când creați o sarcină, asigurați-vă că în câmpul Aferentă selectați proiectul relevant, astfel încât task-ul să fie asociat proiectului curent.

• Atribuirea și responsabili: Fiecărei sarcini i se pot asigna unul sau mai mulți membri ai echipei ca responsabili. Aceștia vor fi notificați și vor putea urmări și actualiza sarcina. De asemenea, puteți adăuga Urmăritori la o sarcină – persoane care nu sunt direct responsabile, dar trebuie să fie la curent cu evoluția task-ului (chiar dacă nu sunt membri oficiali ai proiectului). Acest mecanism permite colaborarea și comunicarea eficientă în jurul unei sarcini.

• Status și progres: Sarcinile au propriile statusuri (de ex. Neînceput, În desfășurare, Finalizat etc.) și termene limită individuale. Actualizarea statusului unei sarcini (de exemplu marcarea ca „Completă / Finalizată”) contribuie la progresul general al proiectului. Project manager-ul și echipa pot vedea rapid câte sarcini sunt în desfășurare sau finalizate.

• Relația sarcini-proiect: Sarcinile sunt, practic, pașii care trebuie parcurși pentru a duce proiectul la bun sfârșit. Gestionarea proiectelor implică definirea acestor sarcini, atribuirea lor și urmărirea execuției. Modul integrat al Taschi CRM permite: crearea de proiecte și atribuirea de sarcini staff-ului, setarea de termene și milestone-uri, precum și monitorizarea timpului petrecut pe fiecare task. Toate aceste unelte lucrează împreună pentru a oferi vizibilitate asupra progresului.

Notă: Aceasta este doar o introducere în gestionarea sarcinilor. Modulul Sarcini în sine are numeroase funcționalități (checklist, comentarii pe sarcină, atașamente per sarcină, subsarcini, statusuri personalizate etc.). Pentru un ghid detaliat despre crearea și managementul sarcinilor, vă rugăm să consultați articolul dedicat „Cum se lucrează cu sarcinile în Taschi CRM” din baza de cunoștințe.

În contextul proiectului, sarcinile reprezintă unități de lucru esențiale. Ele permit împărțirea proiectului pe bucăți mai mici și clar definibile, facilitând atribuirea către membrii echipei și urmărirea îndeplinirii fiecărei părți. Prin utilizarea eficientă a sarcinilor, veți avea un control mai bun al proiectului per ansamblu.

Etapele proiectului

Milestone-urile sunt etape sau repere majore în desfășurarea unui proiect. Ele vă ajută să organizați sarcinile pe faze și să urmăriți progresul proiectului la nivel macro. O etapă poate reprezenta, de exemplu, finalizarea unei faze importante (precum „Design finalizat”, „Implementare modul X”, „Livrare versiune Beta” etc.).

În Taschi CRM, etapele se folosesc astfel:

• Crearea unei etape: În pagina unui proiect, există de obicei o filă sau secțiune numită Etape proiect. Pentru a adăuga un etapă nouă, accesați această secțiune și folosiți butonul + Etapă nouă. Veți completa un nume pentru milestone și o dată limită până la care acea etapă ar trebui atinsă. De asemenea, puteți adăuga o scurtă descriere a etapei, dacă este necesar, pentru a detalia ce presupune acel milestone.

• Alocarea sarcinilor la etape: După ce ați creat etapele proiectului, puteți asocia sarcinile existente la una dintre etape. Când creați sau editați o sarcină a proiectului, veți avea un câmp în care puteți selecta etapa în care se încadrează sarcina respectivă. Astfel, toate sarcinile dintr-o anumită fază pot fi grupate sub același etapă.

• Monitorizarea progresului pe etape: Etapele oferă o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului. În mod tipic, în interfață veți vedea listate lor cu informații precum numărul de sarcini complete vs. total sarcini din acea etapă, procentajul de realizare sau pur și simplu o bifă când toate sarcinile aferente sunt finalizate. Acest lucru vă permite să vedeți rapid dacă sunteți în grafic cu fiecare fază a proiectului. De exemplu, dacă milestone-ul „Faza 1” conține 5 sarcini și 4 dintre ele sunt finalizate, veți ști că sunteți aproape de încheierea acelei etape.

• Comunicare și termene pentru etape din proiecte: Datele limită setate pe etape reprezintă termenele importante ale proiectului. Echipa ar trebui să urmărească aceste date ca obiective intermediare. Puteți comunica cu clientul progresul (ex: "Până la data X vom termina etapa Y"). Taschi CRM vă permite setarea de deadline-uri și etape tocmai pentru a facilita această planificare și monitorizare a proiectului.

Etapele proiectului nu au în mod obișnuit un status precum sarcinile (ele sunt implicit atinse sau nu). Odată ce toate sarcinile asociate unei etape au fost finalizate, practic etapa respectiv poate fi considerată realizată. Dacă doriți, puteți folosi comentarii sau actualizări în descriere pentru a marca oficial atingerea unei etape.

Beneficiile utilizării Etapelor din proeict: Aceste repere vă oferă atât dvs. cât și clientului o structură clară a proiectului. În loc să priviți proiectul ca pe un bloc mare de lucru de la început până la final, îl împărțiți în segmente logice. Astfel, managementul devine mai simplu, iar succesul fiecărei etape poate fi celebrat și comunicat separat. De asemenea, în cazul întârzierilor, puteți identifica rapid în ce etapă apar blocaje și acționa în consecință.

Monitorizarea timpului lucrat (Cronometru și pontaje)

Una dintre funcționalitățile cheie ale modulului Proiecte în Taschi CRM este posibilitatea de a urmări timpul lucrat de echipă pe sarcinile proiectului, fie printr-un cronometru integrat, fie prin înregistrări manuale de timp. Acest lucru este util atât pentru a evalua productivitatea și a vedea efortul depus, cât și pentru a factura orele lucrate în cazul proiectelor tarifate pe bază de timp.

Iată cum puteți monitoriza timpul în Taschi CRM:

• Folosirea cronometrului pentru sarcini: Fiecare sarcină din proiect are opțiunea de a porni un cronometru. Membrii echipei asociați unei sarcini pot porni cronometrul atunci când încep lucrul la acea sarcină și îl pot opri când au terminat sau iau o pauză. Cronometrul înregistrează automat durata de timp lucrată pe respectiva sarcină. Se pot porni multiple cronometre (dacă diferiți utilizatori lucrează în paralel pe sarcini diferite sau chiar pe aceeași sarcină, sistemul ține evidența separat pe utilizator). Toate aceste intrări de timp sunt salvate sub formă de Pontaje asociate sarcinilor și proiectului.

• Înregistrarea manuală a timpului: Pe lângă timerul automat, aplicația permite și adăugarea manuală a unei intrări de timp. De exemplu, dacă ați uitat să porniți cronometrul sau ați lucrat offline, puteți adăuga ulterior un pontaj manual. Pentru a face acest lucru, deschideți proiectul și accesați fila Foi de pontaj. Acolo veți găsi un buton de adăugare pontaj + Pontaj. Introduceți intervalul de timp (ora de început și ora de sfârșit) și selectați sarcina și membrul echipei pentru care logați timpul. Salvând, pontajul va fi înregistrat ca și cum ar fi fost un timer.

• Vizualizarea și gestionarea pontajelor: Toate timpii înregistrați (fie prin cronometru, fie manual) pot fi vizualizați centralizat în fila Foi de pontaj a proiectului. Acolo veți vedea un tabel cu fiecare intrare: sarcina corespunzătoare, numele persoanei care a lucrat, data/ora de început și sfârșit, durata totală și dacă acel timp este marcat ca facturabil sau nu. Puteți sorta și filtra aceste înregistrări pentru a analiza timpul petrecut. De asemenea, dacă un cronometru este în curs (pornit și neîncheiat), îl veți vedea indicat – putând astfel să monitorizați în timp real cine lucrează și la ce lucrează.

Important: Pontajele la nivel de proiect includ toate timerele pornite pentru sarcinile acelui proiect.

• Facturabilă vs. Nefacturabilă: Taschi CRM vă permite să specificați dacă o anumită sarcină sau un anumit pontaj este facturabil sau nu. De exemplu, poate aveți ore interne de coordonare pe care nu le facturați clientului. În setările fiecărei sarcini există opțiunea de a marca task-ul ca Facturabil, iar când porniți cronometrele pe sarcini facturabile, acele ore vor fi considerate pentru facturare. Orele Nefacturabile pot fi înregistrate în scop de evidență, dar nu vor fi incluse în factură.

• Monitorizarea efortului total și raportare: Secțiunea de Foi de pontaj” din proiect vă oferă, practic, o privire de ansamblu asupra efortului total investit în proiect. Aceasta este utilă pentru managerul de proiect și pentru client (dacă i se oferă acces la aceste informații, în mod implicit clienții pot vedea sau nu pontajele în funcție de setările proiectului).

Prin utilizarea corectă a cronometrelor și pontajelor, vă asigurați că niciun efort depus în proiect nu trece neobservat. Acest lucru nu doar că ajută la evaluarea productivității, dar stă și la baza unei facturări precise (în cazul proiectelor pe timp) și a unei comunicări transparente cu clientul privind munca depusă.

Facturarea orelor sau a bugetului direct din proiect

Taschi CRM facilitează procesul de facturare a muncii prestate în cadrul unui proiect, permițând generarea de facturi direct din zona de Proiecte. Astfel, puteți factura fie orele lucrate (dacă proiectul este de tip „pe oră”), fie bugetul / costul fix al proiectului (dacă este un proiect cu cost fix), într-un mod centralizat și legat de proiect.

Pentru a factura direct dintr-un proiect, procedați astfel:

• Inițiați facturarea din proiect: Accesați pagina proiectului respectiv. În colțul din dreapta-sus veți găsi butonul Factură Proiect. Dați click pe acest buton pentru a începe procesul de facturare a proiectului curent. Recomandăm să facturați un proiect folosind neapărat acest buton, din zona proiectului, pentru a păstra legătura între proiect și facturile sale și a nu pierde evidența.

• Generarea facturii și opțiunile de facturare: După apăsare sistemul va genera automat o factură pre-completată, pe baza datelor din proiect. Există mai multe moduri în care pot fi structurate liniile facturii, în funcție de Tipul de facturare al proiectului și de preferințele selectate:

  • Dacă proiectul este cu cost fix, factura va conține de obicei o singură linie cu numele proiectului și suma fixă stabilită (sau o descriere a proiectului).

  • Dacă proiectul este tarifat pe oră, Taschi CRM vă poate oferi opțiunea fie de a factura într-o singură linie totalul orelor lucrate (ex. „X ore lucrate pe proiect la tariful Y” – total Z), fie de a detalia pe fiecare sarcină sau chiar fiecare intrare de pontaj:

    • O linie per proiect: O singură linie cu numele proiectului, iar în descriere sumarul sarcinilor și totalul orelor, respectiv costul total.

    • O linie per sarcină: Fiecare sarcină facturabil devine o linie separată pe factură, cu numele proiectului + numele sarcinii, și totalul orelor pentru acea sarcină. De exemplu, dacă ați avut 3 sarcini majore, clientul va vedea 3 linii distincte cu timpul lucrat pe fiecare. (Această opțiune nu se aplică la proiectele cu cost fix.)

    • Linii per pontaj (fiecare interval): Fiecare înregistrare de timp facturabilă poate fi listată individual. În acest caz, factura devine foarte detaliată, arătând pentru fiecare pontaj: numele proiectului + sarcina, intervalul de timp lucrat (start–stop) și totalul de ore/minute aferent. (Și această opțiune e disponibilă doar pentru proiectele tarifate pe oră, nu și pentru cele cu cost fix.)

  • Indiferent de structură, toate orele facturabile vor fi incluse. Taschi CRM vă permite să selectați ce sarcini să fie facturate și ce nu, înainte de a emite factura. Astfel, aveți flexibilitate să excludeți anumite sarcini (poate nefinalizate sau convenit a nu fi facturate).

• Revizuirea și emiterea facturii: După generarea facturii preliminare, verificați conținutul. Puteți edita orice detalii înainte de salvare (descrieri, prețuri, adăuga linii suplimentare dacă e nevoie, etc.). Când totul este în regulă, salvați și emiteți factura către client (prin email sau în portalul clientului). Factura va rămâne legată de proiect, apărând în istoricul proiectului și de asemenea în evidența financiară a clientului.

• Efecte după facturare: Odată ce ați facturat orele/bugetul din proiect, Taschi CRM va marca automat sarcinile facturate ca finalizate (dacă nu erau deja) și ca facturate. De exemplu, sarcinnile incluse pe factură pot fi setate automat cu status Finalizată și nu veți mai putea porni cronometrele pe ele, deoarece s-au considerat deja facturate. Acest mecanism previne dublarea facturării pe aceeași muncă. Dacă totuși mai aveți de lucrat pe acea sarcină după facturare, va trebui fie să creați un nouă sarcină pentru munca suplimentară, fie să re-analizați situația (Taschi CRM nu lasă să facturezi de două ori aceeași intrare de timp fără să o recreezi).

• Facturarea cheltuielilor sau a altor elemente: Dacă în cadrul proiectului ați înregistrat cheltuieli (ex. costuri de deplasare, achiziții de materiale, etc. legate de proiect), acestea pot fi de asemenea facturate clientului. Taschi CRM permite legarea cheltuielilor de proiecte și apoi includerea lor pe factură. Acest subiect depășește scopul prezentului articol, dar rețineți că modulul de proiecte integrează și cheltuielile.

În concluzie, funcția de facturare din cadrul proiectelor vă ajută să economisiți timp și să reduceți erorile, consolidând toate datele (ore lucrate, costuri) într-o factură coerentă. Recomandarea este să folosiți întotdeauna butonul de Factură Proiect atunci când doriți să emiteți factura finală, pentru a menține trasabilitatea completă între proiect -> pontaje -> factură.

Alte funcționalități utile în cadrul proiectelor

Pe lângă elementele discutate mai sus, modulul Proiecte oferă și alte funcționalități menite să faciliteze colaborarea și managementul eficient al informațiilor. Dintre acestea, cele mai utilizate sunt atașarea de fișiere, comentariile / discuțiile și instrumentele de colaborare în echipă. Le vom prezenta pe rând mai jos:

Fișiere atașate la proiect

Pentru fiecare proiect, aveți la dispoziție o zonă dedicată pentru fișiere – un depozit central de documente legate de proiect. Aceasta vă permite să încărcați și să partajați cu echipa (și eventual cu clientul) documente relevante: specificații, contracte, schițe, rapoarte, etc.

• Încărcarea fișierelor: În pagina proiectului, accesați fila Fișiere. Acolo puteți adăuga fișiere fie prin drag-and-drop direct în fereastră, fie din Google Drive prin butonul Alege din Google Drive. Pur și simplu trageți documentul dorit și plasați-l în zona indicată pentru upload. Fișierul va fi salvat în CRM, asociat proiectului respectiv. 

• Vizibilitate pentru client: Atunci când încărcați un fișier, veți avea opțiunea să marcați fișierul ca „Vizibil pentru client” (printr-o casetă de bifat). Dacă bifați această opțiune, toți contactele clientului care au acces la proiect în portal vor putea vedea și descărca acel fișier. În plus, Taschi CRM va trimite automat o notificare pe email către contactele de client relevante anunțând că un nou fișier de proiect a fost încărcat. Dacă nu doriți ca documentul să fie accesibil clientului (de exemplu, fișiere interne), debifați opțiunea înainte de upload – astfel fișierul va fi doar pentru uz intern al echipei.

• Notificări: După cum menționat, clienții primesc email automat pentru fișierele vizibile. De asemenea, membrii echipei (staff-ul) primesc notificări interne despre noile fișiere adăugate. Asigurați-vă că setările de email și notificări sunt configurate corespunzător în CRM (există un șablon de email tip „Un fișier nou a fost urcat în Proiect” care poate fi activat / dezactivat în setările de email ale Taschi CRM).

• Organizarea fișierelor: Fișierele încărcate apar listate în tabelul de fișiere al proiectului, cu detalii precum denumire, cine a încărcat, dată și vizibilitate. De aici puteți descărca documentele sau le puteți șterge dacă nu mai sunt necesare. De asemenea, dacă aveți multe documente, este bine să adoptați o convenție de denumire și eventual să folosiți descrierea fișierului (dacă aplicația permite adăugarea unei descrieri la fișier) pentru a clarifica conținutul.

Zona de Fișiere ale proiectului devine astfel un hub central de documente, unde toți cei implicați pot găsi informațiile actualizate, fără a mai recurge la email-uri împrăștiate sau servicii externe de stocare. Totul rămâne legat de proiect și accesibil direct din CRM.

Comentarii și discuții în cadrul proiectului

Comunicarea eficientă este esențială pentru succesul oricărui proiect. Taschi CRM oferă mai multe canale de comunicare direct în contextul proiectului:

• Comentarii pe fișiere: Fiecare fișier încărcat în proiect dispune de o secțiune de comentarii. Puteți face clic pe numele unui fișier din lista de atașamente, iar aplicația va deschide o previzualizare (dacă e un format recunoscut) sau o fereastră dedicată. În partea laterală a acestei ferestre există un panou de comentarii unde puteți posta observații, întrebări sau clarificări legate de acel fișier. De exemplu, dacă ați încărcat o propunere tehnică PDF, colegii sau clientul pot lăsa comentarii punctual, în loc să trimită feedback pe email. Aceste comentarii rămân atașate fișierului respectiv, păstrând contextul discuției.

• Discuții de proiect: În afara comentariilor specifice pe fișiere sau sarcini, modulul Proiecte include și o funcționalitate de Discuții la nivel de proiect. Există o filă Discuții unde se pot iniția subiecte de discuție generale, ca un fel de forum intern pentru acel proiect. Orice membru al proiectului (sau chiar și clientul, dacă îi dați acces) poate porni o discuție nouă, definind un subiect și un mesaj inițial. De exemplu, puteți avea o discuție numită „Schimbări de scope” sau „Feedback intermediar de la client”, unde participanții să posteze mesaje și răspunsuri. Aceste discuții sunt utile pentru a păstra comunicarea structurată pe teme, separat de comentariile individuale de pe task-uri sau fișiere.

  • Când creați o discuție, aveți opțiunea să o marcați ca vizibilă pentru client sau doar internă. Dacă bifați vizibil pentru client, atunci contactele clientului vor vedea și ele conversația în portalul lor și vor primi notificări pe email când apar mesaje noi (dacă au permisiuni pentru proiect). Dacă o lăsați internă, doar staff-ul implicat va vedea discuția.

  • Participanții pot răspunde în thread-ul discuției, similar unui chat / email, și toate mesajele rămân stocate acolo. Acest istoric centralizat elimină nevoia de a căuta prin email-uri comunicările legate de proiect – totul e în CRM, în context.

• Comentarii pe sarcini: Merită menționat și faptul că fiecare sarcină are, la rândul ei, o secțiune de comentarii (în modulul Sarcini). Membrii pot lăsa comentarii directe pe sarcină, pentru a oferi update-uri sau a cere clarificări. Aceste comentarii pe sarcină se văd și din cadrul proiectului (când navigați pe o sarcină a proiectului). Dacă ați permis clientului să vadă sarcinile și comentariile (prin setările proiectului), atunci și clientul ar putea comenta sau vedea comentariile la sarcină.

În ansamblu, prin comentarii și discuții aveți la dispoziție un set complet de instrumente de colaborare textuală. Recomandarea este să folosiți comentariile specifice atunci când feedback-ul ține de un element precis (un fișier sau o sarcină), și să folosiți Discuțiile generale când subiectul este mai amplu sau nu se leagă direct de un singur item.

Colaborarea în echipă și comunicarea internă

Modulul Proiecte este conceput să faciliteze munca în echipă. Iată câteva aspecte legate de colaborarea între membrii staff pe proiecte:

• Alocarea echipei pe proiect: Când configurați un proiect (sau chiar și ulterior prin editare), adăugați toți membrii relevanți ai echipei ca membri ai proiectului. Aceștia vor avea acces deplin la proiect (pot vedea toate sarcinile, fișierele, discuțiile etc. dacă sunt membri proiect) și vor primi notificări legate de activitatea din proiect. Dacă un coleg nu este adăugat ca membru și nici nu are permisiuni speciale, el nu va putea accesa proiectul în modulul Proiecte. Astfel, setând corect membrii, controlați și accesul la informații.

• Atribuirea rolurilor și permisiunilor: Taschi CRM permite gestionarea permisiunilor destul de granular. De exemplu, un utilizator poate avea permisiune doar de a vedea proiectele în care este membru, altul poate crea și edita proiecte, etc. În contextul colaborării, asigurați-vă că fiecare membru al echipei are permisiunile potrivite pentru a-și îndeplini rolul (de regulă, cei implicați vor avea cel puțin drept de a adăuga / edita sarcini, de a comenta și încărca fișiere). Cei cu rol de project manager ar putea avea drepturi mai extinse (editare proiect, facturare din proiect, etc.).

• Notificări interne: Sistemul trimite notificări către staff pentru diverse evenimente (ex: când sunt asignați la o sarcină, când cineva comentează la o sarcină unde sunt implicați, când se încarcă un fișier nou, etc.). Aceste notificări pot fi în aplicație (prin iconița de notificări) și / sau pe email, în funcție de setările utilizatorilor. Încurajați echipa să-și configureze notificările astfel încât să nu rateze mesaje importante, dar nici să fie copleșită inutil.

• Urmărirea activității: Fila Activitate a proiectului ține automat un jurnal cu toate acțiunile semnificative: creare de sarcini, schimbare status, adăugare comentarii, încărcare fișiere, pornire / oprire cronometre, facturare, etc. Acest jurnal este util pentru a vedea succesiunea evenimentelor și a responsabililor (ex: „Utilizator X a marcat sarcina Y ca finalizată la data...” sau „Clientul Z a adăugat un comentariu la fișierul W”). Activitatea proiectului poate fi vizibilă și pentru client (dacă decideți să permiteți acest lucru, există o setare Permiteți clientului să vadă activitatea din jurnal în proiect). Dacă preferați să păstrați jurnalul doar intern, nu bifați acea opțiune – oricum, echipa internă va vedea mereu toate intrările.

• Lucrul simultan și actualizări în timp real: Taschi CRM nu este o suită colaborativă online în sensul editării simultane de documente, însă permite ca mai mulți utilizatori să fie activi pe același proiect în același timp, pe sarcini diferite. Dacă doi membri editează exact aceeași sarcină simultan, ultimul care salvează va suprascrie modificările, deci comunicați între voi pentru a evita conflictele. În rest, acțiunile unui coleg (de exemplu adăugarea unei sarcini noi) vor apărea aproape în timp real în interfața altui coleg (de obicei prin refresh sau prin notificarile push ale aplicației, dacă sunt implementate).

Sfaturi pentru colaborare eficientă: Stabiliți convenții interne – de exemplu, folosiți comentariile pe sarcină pentru a cere code review, folosiți discuțiile pentru decizii mari și @menționați colegii (dacă platforma suportă @nume) pentru a le atrage atenția. Taschi CRM, fiind o platformă integrată de proiecte și CRM, vă oferă un mediu central unde toată echipa + clientul (după caz) colaborează. Astfel, se reduc pierderile de informație și toată lumea are vizibilitate asupra stadiului proiectului și a next step-urilor.