Cum se lucrează cu sarcinile în Taschi CRM

Modulul Sarcini din Taschi CRM vă permite să gestionați activitățile echipei într-un mod organizat. Puteți crea sarcini individuale sau legate de proiecte, să atribuiți responsabili, să adăugați urmăritori, să fixați termene limită și să urmăriți progresul până la finalizare. În cele ce urmează, vom detalia funcționalitățile cheie ale modulului Sarcini și modul de utilizare a acestora, pentru a vă eficientiza munca zilnică.

Crearea unei sarcini noi

Pentru a crea o sarcină nouă, aveți două opțiuni principale:

• Creare manuală din modulul Sarcini: Navigați în meniul principal la secțiunea Sarcini și faceți clic pe butonul + Sarcină nouă. Se va deschide o fereastră de creare a sarcinii în care veți completa detaliile (subiect, descriere etc.). După completare, salvați sarcina cu butonul Salvare.

• Crearea sarcinii din cadrul unui proiect: Dacă lucrați deja într-un proiect și doriți să adăugați o sarcină legată de acel proiect, accesați pagina proiectului respectiv. În fila sau secțiunea de sarcini a proiectului, utilizați opțiunea + Sarcină nouă. Sarcina creată astfel va fi automat asociată proiectului curent și va fi setat la proiectul respectiv.

Indiferent de metodă, odată ce ați creat sarcina, aceasta apare în lista de sarcini. Puteți vedea sarcina în modul listă sau chiar într-o vedere tip Kanban pentru o mai bună organizare vizuală a statusurilor.

Câmpurile importante ale unei sarcini

Figura 1: Formularul de adăugare a unei sarcini noi (Taschi CRM) cu principalele câmpuri disponibile. În momentul adăugării sau editării unei sarcini, veți avea la dispoziție mai multe câmpuri și opțiuni pentru a defini sarcina în detaliu. Iată cele mai importante elemente pe care ar trebui să le completați sau verificați:

• Public / Vizibilă pentru client: Opțiune ce indică dacă sarcina este vizibilă și pentru clientul asociat. Dacă bifați Public (vizibilă pentru client), iar sarcina este legată de un proiect sau client, clientul o va putea vedea din portalul lor (în funcție de permisiunile setate de administrator). Implicit, sarcinile sunt destinate uzului intern, dar puteți alege să le faceți vizibile clientului pentru transparență. (Notă: În setările proiectului există opțiuni precum "Permite clientului să vadă sarcinile" și "Permite clientului să vadă elementele de checklist", care trebuie activate pentru ca clientul să vadă detaliile sarcinilor publice.)

• Facturabilă: Dacă sarcina implică pontaj și cost ce trebuie refacturat clientului, o puteți marca drept facturabilă. Astfel, orele înregistrate pe sarcină de membrii echipei pot fi ulterior facturate. Taschi permite ca sarcinile non-proiect asociate unui client să fie selectate pentru facturare atunci când emiteți o factură (există o listă derulantă Sarcini de facturat la generarea facturii, care include sarcinile facturabile legate de client). Sarcinile care fac parte dintr-un proiect se facturează de obicei ca parte din proiect (ele nefiind incluse în listarea individuală de sarcini facturabile, decât dacă proiectul însuși prevede asta).

• Subiect: Un titlu scurt și descriptiv al sarcinii, care să indice clar ce trebuie făcut. Este un câmp obligatoriu, folosit pentru a identifica ușor sarcina în liste.

• Tarif pe oră: Dacă utilizați sistemul pentru a monitoriza timp lucrat și a factura clienți, puteți specifica un tarif pe oră pentru sarcină. Acest câmp este opțional și are relevanță în special dacă sarcina este facturabilă și veți folosi pontajul din cronometru pentru a genera facturi.

• Data de începere: Data la care începe sau a început efectiv lucrul la sarcină. Este utilă pentru a planifica și urmări durata de execuție.

• Data scadentă: Data până la care sarcina trebuie finalizată. Este importantă pentru prioritizare și notificări legate de depășirea termenelor.

• Prioritate: Nivelul de urgență sau importanță al sarcinii. Taschi CRM oferă priorități prestabilite de tip Scăzută, Medie, Ridicată sau Urgentă, pe care le puteți selecta dintr-o listă derulantă. Prioritatea ajută echipa să identifice rapid care sarcini sunt critice.

• Repetați la fiecare: Dacă sarcina trebuie să se repete periodic, aveți opțiunea de a o seta ca recurentă. Bifați sau selectați intervalul de repetare (de ex. în fiecare săptămână, lunar, anual etc.). Odată activată recurența, sistemul va recrea automat sarcina la intervalul specificat (este necesar ca un cron job să fie configurat pentru ca această funcție să ruleze automat). De exemplu, dacă setați o sarcină cu data de start 1 ianuarie și repetare "O săptămână", o nouă instanță a sarcinii va fi generată la fiecare 7 zile. Responsabilii adăugați la sarcină vor primi notificări ori de câte ori o sarcină recurentă generează o instanță nouă.
• Aferentă: Permite asocierea sarcinii cu un modul din CRM, cum ar fi un proiect, un client, o ofertă, o factură etc.. De exemplu, puteți lega o sarcină de un anumit Proiect (caz în care sarcina va apărea și în pagina proiectului), de un Client (de obicei sarcini interne legate de un client anume, dar în afara unui proiect) sau de alte module suportate. Dacă lăsați acest câmp necompletat (sau "Neselectat"), sarcina va fi independentă (stand-alone), nefiind asociată direct cu un obiect anume.

• Persoane atribuite: Acest câmp indică persoana sau persoanele responsabile de executarea sarcinii. De obicei, îl veți seta după ce salvați sarcina, din panoul lateral dreapta al ferestrei de sarcină (vezi secțiunea următoare despre atribuire). La creare puteți lăsa sarcina neasignată sau puteți desemna direct un responsabil dacă opțiunea este disponibilă.

• Urmăritori: Persoane care nu sunt direct responsabile, dar doresc să fie notificate și să urmărească evoluția sarcinii. Ca și în cazul responsabililor, urmăritorii se pot adăuga după crearea sarcinii (din interfața sarcinii). Vom detalia mai jos rolul urmăritorilor.

• Etichete: Etichetele sunt cuvinte cheie pe care le puteți atribui sarcinii pentru categorizare și căutare rapidă. De exemplu, puteți adăuga etichete precum #bug, #urgent sau #financiar în funcție de natura sarcinii. Acestea ajută la filtrarea sarcinilor în listă pe criterii tematice.

• Descriere: O descriere detaliată a sarcinii, unde puteți adăuga informații suplimentare, pașii de urmat sau orice detalii relevante. Acest câmp vă ajută să oferiți context și instrucțiuni clare pentru cei implicați.

Completați aceste câmpuri în funcție de necesități, apoi salvați sarcina. După salvare, veți putea adăuga responsabili, urmăritori, atașa fișiere și efectua alte acțiuni de gestionare.

Atribuirea responsabililor și urmăritorilor

După ce ați creat o sarcină, este important să desemnați persoanele care vor lucra la ea sau care trebuie să fie notificate despre progres:

• Persoane atribuite / Responsabili: În Taschi CRM puteți atribui unul sau mai mulți membri ai echipei ca responsabili ai unei sarcini. Pentru a adăuga un responsabil, deschideți sarcina (click pe titlul sarcinii din listă) și, în fereastra care apare, folosiți meniul derulant din partea dreaptă pentru a selecta angajatul dorit. Puteți adăuga oricâți responsabili este nevoie (sarcinile suportă asignare multiplă). De exemplu, dacă o activitate necesită colaborarea a două departamente, puteți adăuga câte un responsabil din fiecare departament. Imediat ce o persoană este adăugată ca responsabil, aceasta va primi o notificare pe email și în aplicație că i-a fost atribuită sarcina. Pe măsură ce responsabilii lucrează la sarcină, ei pot adăuga comentarii, pontaje și pot schimba statusul sarcinii. Totodată, Taschi CRM ține evidența timpului lucrat de fiecare persoană asignată (vezi secțiunea despre pontaj).

Notă: Dacă sarcina este legată de un proiect, lista de utilizatori pe care îi puteți asigna va fi filtrată la membrii acelui proiect. Astfel se asigură că numai persoanele implicate în proiect pot fi desemnate responsabile pe sarcinile proiectului. (Adminul poate configura ca toți membrii proiectului să vadă toate sarcinile proiectului sau doar pe cele la care sunt asignați/urmăritori – vezi secțiunea despre proiecte.)

• Urmăritori: Urmăritorii sunt acei utilizatori care doresc să fie ținuți la curent cu evoluția sarcinii, deși nu au neapărat responsabilități directe în execuția ei. De exemplu, un manager sau un alt coleg interesat de progres poate fi adăugat ca urmăritor. Urmăritorii se adaugă similar cu responsabilii, din fereastra sarcinii (există o opțiune dedicată pentru Urmăritori). Atunci când adăugați pe cineva ca urmăritor, persoana respectivă va primi și ea notificări (email și in-app) atunci când apar comentarii noi pe sarcină sau când sarcina este actualizată. Urmăritorii pot, de asemenea, să adauge comentarii în discuția sarcinii pentru a oferi feedback sau a pune întrebări.

Notificări: Atât responsabilii, cât și urmăritorii primesc notificări automate în diverse situații legate de sarcină – de exemplu, când sunt adăugați pe sarcină, când cineva lasă un comentariu nou sau când sarcina este marcată ca finalizată. Acest lucru asigură o comunicare eficientă: toți cei implicați sau interesați sunt la curent cu modificările fără a fi nevoie de emailuri manuale. (Notificările pot fi personalizate din șabloanele email din Setări, dacă este necesar).

Checklist (lista de sub-pași) în sarcină

Pentru sarcinile mai complexe, Taschi CRM vă permite să folosiți o listă de verificare – practic o serie de sub-sarcini sau pași ce trebuie realizați ca parte a sarcinii principale. Acest instrument este util pentru a împărți o activitate mare în elemente mai mici, ușor de urmărit.

Cum se folosește checklist-ul: În fereastra unei sarcini, veți găsi opțiunea de a adăuga elemente de checklist (de obicei sub descriere sau într-o secțiune dedicată). Faceți clic pe Elemente din lista de verificare (sau un buton cu simbolul ＋) și introduceți descrierea sub-sarcinii. Repetați pentru fiecare sub-punct important al sarcinii. De exemplu, pentru o sarcină „Lansare site web”, lista de verificare poate conține elemente precum „Configurare hosting”, „Încărcare fișiere pe server”, „Testare funcționalități”, etc.

Pe măsură ce realizați fiecare sub-punct, puteți bifa elementul respectiv în checklist. Sistemul va marca acel element ca fiind complet (de regulă apare tăiat sau cu o bifă). Acest lucru este util pentru a vedea progresul: dacă, de exemplu, 3 din 5 elemente sunt bifate, înseamnă că sarcina este aproximativ 60% realizată. Membrii echipei pot vedea rapid câte lucruri mai sunt de făcut privind numărul de elemente nebifate.

Checklist-ul nu schimbă statusul general al sarcinii, dar servește drept ghid intern. După ce toate elementele din checklist sunt completate, este un indiciu clar că sarcina principală poate fi marcată ca Finalizată. Totuși, nu uitați să actualizați și statusul sarcinii în mod formal la Finalizată, deoarece checklist-ul este doar orientativ. (Dacă proiectul permite, clienții pot vedea și elementele de checklist ale sarcinilor, dar doar dacă atât sarcina este publică cât și setarea proiectului „Permite clientului să vadă elementele de checklist” este activată.)

Status: Starea curentă a sarcinii. Implicit, Taschi CRM include statusuri precum Neîncepută, În derulare, În testare, Așteaptă feedback și Finalizată. De obicei, atunci când creați o sarcină nouă, statusul inițial este "Neîncepută". Pe măsură ce lucrați la sarcină, puteți modifica statusul pentru a reflecta progresul (de exemplu, să treceți la "În desfășurare"). Când sarcina este terminată, marcați-o ca Finalizată. (Notă: Administratorul poate adăuga și alte statusuri personalizate, însă implicit sunt disponibile cele menționate.)

Comentarii și comunicarea pe sarcină

O sarcină în Taschi CRM funcționează și ca un mini-forum de discuții pentru echipă pe tema respectivei activități. Orice utilizator care are acces la sarcină (creatorul, responsabilii și urmăritorii) poate posta comentarii în secțiunea dedicată din cadrul sarcinii. Folosiți comentariile pentru a comunica detalii, a pune întrebări, a oferi actualizări sau a nota decizii legate de sarcină.

Adăugarea unui comentariu: Intrați în fereastra sarcinii și navigați la fila sau zona de Comentarii. Veți vedea un câmp de text unde puteți scrie mesajul. După ce ați scris comentariul, apăsați Enter sau butonul de trimitere pentru a posta. Comentariul va fi vizibil tuturor celor implicați în sarcină, împreună cu numele dumneavoastră și data / ora postării.

Atașarea fișierelor în comentarii: Dacă trebuie să adăugați un fișier (imagine, document, etc.) alături de comentariu, puteți folosi funcționalitatea de atașare integrată. În mod uzual, există o zonă marcată unde puteți drag & drop (trage și plasa) fișierele dorite sau un buton de tip „Atașează fișier”. De exemplu, dacă discutați pe sarcină un document Excel sau o machetă grafică, îl puteți atașa direct în comentariu pentru ca toți colegii să îl poată deschide. Atașamentul va fi listat sub comentariu după postare.

Notificări și vizibilitate: Atunci când adăugați un comentariu nou, toți responsabilii și urmăritorii sarcinii primesc o notificare (în aplicație și / sau email) despre comentariul dumneavoastră asigurându-vă că mesajul nu trece neobservat. Comentariile servesc astfel ca un jurnal al comunicării pe marginea sarcinii – în orice moment, puteți derula discuția pentru a vedea ce s-a decis sau comunicat anterior.

Bune practici: Folosiți comentariile pentru a menține toată conversația legată de sarcină într-un singur loc. Evitați pe cât posibil comunicarea separată pe email sau chat despre sarcină, astfel încât istoricul să fie centralizat. Dacă adăugați un comentariu care necesită acțiune, puteți schimba și statusul sarcinii (de ex., dacă ați cerut feedback și ați terminat testarea, puteți schimba statusul în Așteaptă feedback. Astfel, ceilalți vor vedea nu doar comentariul, ci și noul stadiu al sarcinii.

Notă: Taschi CRM oferă și un modul de Discuții la nivel de proiect separat de comentariile pe sarcini, însă comentariile pe sarcini sunt specifice fiecărei sarcini și sunt vizibile doar echipei interne, plus clientului dacă sarcina e publică.

Atașamente și fișiere în sarcini

Gestionarea documentelor este esențială, iar modulul de sarcini suportă atașarea fișierelor relevante direct la sarcini. Există două moduri principale de a atașa fișiere unei sarcini:

• Atașarea la crearea / editarea sarcinii: În fereastra de Adăugare /  Editare sarcină, veți observa opțiunea Atașează fișiere (de obicei în colțul de sus al formularului)

  Puteți face clic acolo pentru a încărca unul sau mai multe fișiere de pe calculatorul dvs. Aceste fișiere vor fi salvate ca atașamente asociate sarcinii respective. De exemplu, când creați o sarcină „Realizare propunere tehnică”, puteți atașa încă de la început un document Word cu briefing-ul de cerințe.

• Atașarea în comentarii (menționată mai sus): Prin adăugarea de fișiere atunci când postați un comentariu. Aceasta este o metodă convenabilă mai ales când doriți să transmiteți un fișier nou apărut pe parcursul lucrului (ex: un draft, o captură de ecran cu o eroare, etc.) și să oferiți context printr-un mesaj.

Toate fișierele atașate la o sarcină, indiferent de metoda folosită, vor fi listate în cadrul sarcinii. Colegii pot descărca și vizualiza aceste documente oricând au nevoie. Dacă un fișier a fost atașat într-un comentariu, acesta apare atât lângă comentariul respectiv, cât și în lista generală de atașamente a sarcinii (în funcție de implementare).

Permisiuni și acces: Doar utilizatorii care au acces la sarcină (responsabili, urmăritori sau administratorii cu drepturi) pot vedea și descărca atașamentele sarcinii. Dacă sarcina este marcată Publică și clientul are acces la sarcini, atunci clientul va putea vedea și descărca acele fișiere atașate (de exemplu, documentația finală livrată). Dacă doriți să păstrați fișierele doar pentru uz intern, nu marcați sarcina ca publică.

Spațiu de stocare: Fișierele încărcate sunt stocate în aplicație (pe serverul Taschi CRM) și fiecare pachet CRM are spațiu disponibil inclus în el. Este bine să încărcați doar fișiere relevante și să ștergeți eventual versiunile vechi sau depășite, pentru a evita confuzia. De asemenea, țineți cont de dimensiunea fișierelor – fișierele foarte mari ar putea necesita folosirea unui serviciu extern (de ex. un link Google Drive) dacă există limitări de mărime la upload.

Monitorizarea progresului sarcinii

Monitorizarea progresului se realizează în principal prin statusurile sarcinii, completarea checklist-ului și comunicarea continuă. Iată câteva aspecte importante:

• Statusurile sarcinii: Așa cum am menționat, fiecare sarcină are un status care indică etapa curentă. La început, statusul este de obicei Neîncepută. Când cineva începe lucrul, poate schimba statusul în În desfășurare. Dacă apare o pauză sau se așteaptă informații externe, există statusul În așteptarea feedback-ului, iar pentru verificări există În testare. Când toată munca la sarcină s-a terminat, treceți statusul la Finalizată. Schimbarea statusului se face fie editând sarcina și alegând alt status din listă, fie prin acțiuni rapide (de exemplu, un buton „Marchează ca finalizată”). Utilizarea corectă a statusurilor vă oferă o vedere de ansamblu asupra portofoliului de sarcini: puteți filtra lista de sarcini după status (toate sarcinile în desfășurare, de exemplu) pentru a vedea încărcarea curentă de lucru.

• Completarea checklist-ului: Dacă sarcina are o listă de verificare, progresul poate fi evaluat și prin prisma elementelor bifate. O sarcină cu multe sub-puncte poate fi considerată aproape gata atunci când majoritatea itemilor din checklist sunt realizați. Acest lucru nu actualizează automat statusul, deci este recomandat ca, odată ce ultimul punct din checklist e rezolvat, să marcați manual sarcina ca Finalizată. Checklist-ul este mai mult un instrument intern de urmărire a progresului granular.

• Actualizări și comentarii: Urmăriți secțiunea de comentarii a sarcinii pentru a vedea ultimele actualizări postate de colegi. De exemplu, un responsabil poate anunța printr-un comentariu că a finalizat o anumită parte a sarcinii sau că întâmpină un blocaj. Aceste comunicări vă ajută să înțelegeți stadiul curent și eventualele impedimente.

• Notificări de depășire a termenului: Dacă o sarcină depășește termenul limită setat, sistemul poate evidenția acest lucru (de obicei prin colorarea în roșu a datei scadente în listă) și poate trimite notificări (în funcție de setările sistemului). Ca manager sau utilizator, verificați periodic sarcinile întârziate și ajustați planificarea sau comunicați cu responsabilii pentru a grăbi finalizarea.

• Pontaj: O parte importantă a progresului, mai ales în proiecte, este timpul petrecut pe sarcină. Taschi CRM permite înregistrarea timpului lucrat pe fiecare sarcină. Fiecare responsabil poate porni un cronometru pe sarcina la care lucrează sau poate adăuga manual o intrare de timp (cu data, intervalul orar și numărul de ore lucrate). Aceste pontaje apar în detaliile sarcinii (de obicei într-o Foaie de Pontaj sau direct în fereastra sarcinii sub formă de tabel) și arată cât a lucrat fiecare membru. Monitorizarea progresului include și revizuirea acestora: de exemplu, dacă o sarcină ar fi trebuit să dureze 2 ore, dar pontajul arată deja 5 ore și sarcina nu e gata, e un semn că ceva nu a mers conform planului. Ele ajută și la facturare dacă sarcina este marcată facturabilă.

• Finalizarea sarcinii: O sarcină este considerată terminată când a atins obiectivul stabilit, lucru reflectat de obicei prin checklist complet, status marcat ca Finalizată și eventual livrabile atașate sau trimise. Când marcați o sarcină ca finalizată, toți urmăritorii și responsabilii pot primi o notificare că sarcina s-a încheiat cu succes (astfel sunt informați imediat). De asemenea, sarcina se va arhiva în lista de sarcini finalizate (în funcție de filtrare). Dacă cumva o sarcină finalizată trebuie redeschisă (de exemplu, au apărut aspecte noi de rezolvat), puteți schimba statusul din nou la unul activ (În desfășurare sau altul corespunzător).

În rezumat, pentru a monitoriza eficient progresul, folosiți statusurile corect, bifați sub-sarcinile din checklist, logați timpul lucrat și comunicați frecvent în comentarii. Astfel, toată lumea știe exact unde se află fiecare activitate.

Integrarea cu proiectele

Sarcinile pot fi folosite atât independent, cât și ca parte a proiectelor din Taschi CRM. Integrarea strânsă cu modulul Proiecte permite o gestionare unitară a muncii:

• Sarcini legate de proiecte: Atunci când creați o sarcină și o asociați cu un proiect (prin câmpul Legat demenționat mai sus), sarcina respectivă va apărea în pagina acelui proiect, de obicei în fila Sarcini. Acolo veți vedea lista tuturor sarcinilor proiectului, cu statusurile, responsabilii și termenele lor. Acest lucru este util pentru managerii de proiect, care pot vizualiza progresul general al proiectului prin stadiul sarcinilor componente.

• Vizibilitatea sarcinilor în echipa proiectului: Implicit, Taschi CRM setează ca toți membrii unui proiect să poată vedea toate sarcinile acelui proiect, pentru a facilita colaborarea. Astfel, chiar dacă un membru nu este direct asignat pe o sarcină a proiectului, el tot o poate vedea și oferi ajutor sau prelua dacă este nevoie. Totuși, există o setare în Configurare -> Setări -> Sarcini care, dacă este dezactivată, face ca membrii proiectului să vadă doar sarcinile unde sunt desemnați ca responsabili sau urmăritori. Administratorul poate ajusta această preferință în funcție de politica internă (dacă se dorește confidențialitate mai mare pe sarcini sau, dimpotrivă, transparență totală în cadrul echipei).

• Legătura cu etapele proiectului: Proiectele pot avea etape intermediare. Sarcinile pot fi atribuite unui anumite etape a proiectului, pentru a grupa activitățile pe etape. De exemplu, un proiect de dezvoltare software poate avea "Design", "Implementare", "Testare", iar fiecare sarcină poate fi asociată etapei relevante. Mutarea sarcinilor între etape (de pildă, dacă reprogramați ceva) se poate face ușor din interfața proiectului, uneori prin drag & drop pe diagrama Gantt sau prin editarea sarcinii și schimbarea etapei. Această asociere ajută la evaluarea progresului pe fiecare fază a proiectului.

• Proiecte și sarcini facturabile: Dacă un proiect este de tip Time & Materials, sarcinile facturabile din proiect (cu tarif orar setat și pontaj înregistrat) pot fi transformate în facturi către client. Taschi CRM oferă facilități de generare a facturilor din pontajul total al sarcinilor proiectului. Asigurați-vă că bifați corect opțiunea Facturabilă la sarcinile care trebuie incluse în factură și că acestea sunt legate de proiectul/clientul potrivit.

• Clientul și sarcinile proiectului: După cum am menționat, există posibilitatea de a da acces clienților la vizualizarea sarcinilor din proiectele lor. În setările proiectului (sau la crearea proiectului) există opțiuni precum Permite clientului să vadă sarcinile și Permite clientului să încarce atașamente pe sarcini. Dacă aceste opțiuni sunt activate, clientul (autentificat în Portalul de Client) va vedea lista sarcinilor aferente proiectului său, va putea vedea detaliile sarcinilor marcate Publice, elementele de checklist (dacă i se permite) și chiar să adauge comentarii sau fișiere în sarcinile respective. Această funcționalitate este de folos când doriți transparență cu clientul sau doriți ca acesta să participe activ (ex: să lase feedback direct pe sarcină). Dacă, dimpotrivă, preferați să țineți sarcinile doar pentru uz intern, lăsați aceste opțiuni dezactivate – astfel clientul nu va avea nicio vizibilitate asupra sarcinilor interne din proiect.

• Legarea sarcinilor de alte module: Pe lângă proiecte, câmpul Aferentă permite legarea sarcinilor și de alte module. De exemplu, puteți crea o sarcină legată de un proespecți – de pildă „Sună potențialul client X pentru ofertă” legată de acel prospect, sau o sarcină legată de o factură – de exemplu „Verifică plata pentru factura #123”. Aceste sarcini legate apar și în pagina modulului respectiv (în exemplul dat, în profilul prospectului sau al facturii poate exista o listă de sarcini asociate). Astfel, modulul Sarcini devine un instrument central de urmărire a activităților în toate ariile CRM-ului: vedeți la un loc ce trebuie făcut pentru un client, pentru o vânzare, pentru un document, etc.. Acest lucru contribuie la productivitate, deoarece agenții pot lucra direct din contextul respectiv (de ex., din pagina clientului văd imediat sarcinile deschise pentru acel client).

Alte funcționalități utile ale modulului Sarcini

Taschi CRM oferă și alte facilități native în modulul de sarcini, menite să ușureze gestionarea activităților:

• Căutare și filtrare avansată: În lista de sarcini, puteți filtra după proiect, după status, după responsabil, după prioritate, sau după etichete, pentru a găsi rapid sarcina dorită sau pentru a genera o listă de lucru (de exemplu, toate sarcinile Urgente nefinalizate asignate dvs.). Această filtrare vă ajută să vă organizați zilnic sarcinile prioritare. De asemenea, există o bară de căutare unde puteți scrie cuvinte-cheie (parte din titlu sau etichetă) pentru a găsi sarcini specifice.

• Copierea/duplicarea unei sarcini: Dacă aveți sarcini recurente manual (nu în sensul de repetare automată, ci tipare de sarcini similare) puteți folosi funcția Copiază sarcină. Deschideți sarcina existentă pe care doriți s-o folosiți drept șablon, apoi în meniul (de obicei un buton cu trei puncte „⋮” în colțul ferestrei). Sistemul va crea o nouă sarcină precompletată cu detaliile celei vechi. Aveți opțiunea să copiați nu doar titlul și descrierea, ci și asignările, urmăritorii, atașamentele și elementele de checklist, bifând elementele dorite înainte de a confirma copierea. Această funcție economisește timp când lucrați pe proiecte cu sarcini similare sau repetați un flux de lucru. După copiere, puteți ajusta noua sarcină (ex: schimbați termenul limită sau adăugați mici detalii specifice).

• Sarcini recurente automat: Am discutat anterior despre opțiunea Repetați la fiecare. Sarcinile recurente se creează automat conform frecvenței setate, ceea ce este extrem de util pentru activități periodice (rapoarte săptămânale, mentenanță lunară etc.). După ce configurați o sarcină recurentă, nu uitați că dacă vreți s-o opriți, trebuie să editați sarcina originală și să setați câmpul de recurență pe gol (adică să îl dezactivați). În caz contrar, sistemul va continua să genereze instanțe noi. De asemenea, dacă ștergeți sarcina originală recurentă, instanțele viitoare nu vor mai fi create.

• Pontaj și cronometru integrat: Fiecare sarcină dispune de funcționalitatea de pontaj integrat. Membrii echipei pot folosi un cronometru pentru a înregistra automat timpul lucrat: de obicei, există un buton de start / stop pentru cronometru fie în fereastra sarcinii, fie în lista de sarcini (sub forma unui icon de tip ceas). Alternativ, se pot adăuga intrări manuale de pontaj (specificând intervalul și utilizatorul) – util dacă ați uitat să porniți cronometrul. Toate pontajele apar centralizat, per sarcinp, în secțiunea Foi de pontaj. Managerii pot verifica acolo cine, când și cât a lucrat. În plus, pontajele de pe sarcini se cumulează și la nivel de proiect (dacă sarcinile sunt legate de proiect). Această funcționalitate ajută la evaluarea efortului, la respectarea alocării de resurse și la facturare.

• Relația cu modulul Calendar: Sarcinile apar și în calendarul Taschi CRM, cu condiția ca acestea să aibă setate date (dată de început și / sau termen). Astfel, puteți vedea într-o viziune de calendar ce sarcini sunt programate în ce zile, ajutând la o mai bună gestionare a timpului. De exemplu, dacă o sarcină are termen limită astăzi, ea va fi evidențiată în calendar la ziua respectivă. Puteți folosi calendarul pentru a identifica zilele aglomerate sau libere și redistribui sarcinile în consecință.

• Permisiuni și roluri: Modulul de sarcini respectă sistemul de permisiuni al CRM-ului. Administratorul poate configura ce roluri de utilizatori au dreptul să creeze sarcini, să le editeze, să le șteargă sau doar să le vizualizeze. În general, un utilizator standard poate vedea sarcinile unde este responsabil sau urmăritor, dar nu neapărat și pe altele (în afara cazului când are acces global sau face parte din proiecte unde politica e să vadă tot). De asemenea, clientul vede doar ce i se permite prin setările de proiect (după cum am discutat). Este bine ca administratorii să seteze clar aceste permisiuni pentru a evita accesul neautorizat la informații sensibile.

• Integrare cu notificările și fluxul de activități: Taschi CRM are un flux general de activitate și notificări (clopoțelul din colțul aplicației). Orice acțiune legată de sarcini – creare, asignare, comentariu nou, schimbare de status, atașare fișier – poate genera o intrare în acel flux sau o notificare. Astfel, chiar dacă cineva nu este urmăritor direct al unei sarcini, poate vedea în news feed-ul general că „Utilizatorul X a adăugat o sarcină nouă în proiectul Y” sau „Utilizatorul Z a comentat la sarcina ABC”, în funcție de setările de notificare. Acest lucru menține echipa informată despre ce se întâmplă în cadrul proiectelor.

• Export și raportare pe sarcini: Lista de sarcini poate fi exportată în format Excel/CSV pentru rapoarte, dacă este nevoie. De exemplu, puteți filtra toate sarcinile finalizate luna aceasta și le puteți exporta pentru a genera un raport de activitate. De asemenea, există rapoarte predefinite în CRM, cum ar fi Raport de timp lucrat pe sarcini sau Raport de sarcini deschise vs. închise, care oferă o imagine de ansamblu asupra performanței echipei și respectării termenelor.

Prin utilizarea eficientă a tuturor acestor funcționalități – de la crearea corectă a sarcinilor cu toate detaliile, la comunicarea în timp real și până la urmărirea timpului și integrarea cu proiectele – modulul Sarcini din Taschi CRM vă ajută să vă organizați munca mai bine și să asigurați finalizarea cu succes a tuturor activităților propuse. Fie că sunteți manager de proiect, membru al echipei sau client care urmărește progresul, Sarcinile oferă transparență și control asupra workflow-ului zilnic. Folosiți-l ca pe un instrument central al colaborării și veți observa îmbunătățiri semnificative în productivitatea și comunicarea echipei.