Lucrul cu proformele în Taschi CRM

Setările modulului Proforme

Modulul Proforme are propriile setări, accesibile din Configurații → Setări → Proforme. Iată opțiunile disponibile și rolul lor:

• Prefix proformă – Definește prefixul folosit la numerotarea proformelor. De exemplu, dacă prefixul este PROF-, prima proformă va fi numerotată PROF-0001, următoarea PROF-0002 ș.a.m.d. Acest prefix ajută la identificarea rapidă a documentelor de tip proformă în sistem.

• Formatul numărului – Stabiliește structura numerotării pentru proforme. Poți alege un format secvențial simplu (doar numere crescătoare) sau un format care include anul curent. De exemplu, formatul An/Numărpoate genera proforme numerotate 2025/001, 2025/002 etc., în timp ce formatul simplu va genera 0001, 0002... . Alegerea formatului potrivit asigură unicitatea și ordonarea corectă a proformelor.

• Număr următor proformă – Permite setarea manuală a următorului număr care va fi alocat unei proforme nou create. De obicei, sistemul incrementează automat numărul ultimei proforme emise; totuși, dacă trebuie să sincronizați cu o altă evidență sau să corectați numerotarea, puteți specifica aici numărul de pornire pentru următoarea proformă.

• Termen implicit de plată (zile) – Reprezintă numărul de zile de la emitere până la scadența proformei. Sistemul va calcula automat data scadenței proformei adăugând acest număr de zile la data emiterii. De exemplu, dacă setați 14 zile, o proformă emisă pe 1 februarie va avea scadența pe 15 februarie. Acest termen poate fi ajustat ulterior pentru fiecare proformă în parte, dacă este nevoie (în ecranul de editare).

Notă: Asigurați-vă că ați configurat aceste setări înainte de a emite prima proformă, pentru a evita modificarea numerelor deja emise. Orice proformă emisă va folosi prefixul și formatul definite aici. Schimbarea ulterioară a prefixului sau formatului nu va retroactiva documentele existente, ci se va aplica doar celor noi.

Crearea unei proforme

În Taschi CRM există mai multe metode de a crea o factură proformă, în funcție de context:

1. Creare de la zero (manual): această opțiune vă permite să emiteți o proformă nouă independent de un alt document.

2. Creare prin conversia unei Oferte Comerciale acceptate: după ce un client acceptă o Ofertă Comercială trimisă, puteți genera direct o proformă cu aceleași detalii.

3. Creare prin conversia unei Oferte Comerciale (manual, din butonul Convertire → Proformă): chiar dacă oferta nu a fost acceptată prin portal, personalul o poate converti manual în proformă folosind funcția de conversie.

Vom detalia fiecare metodă în continuare.

Crearea unei Proforme de la zero (manual)

Pentru a crea o proformă de la zero, urmați pașii de mai jos:

1. Accesați modulul Proforme: din meniul principal al aplicației, mergeți la Vânzări → Proforme (sau direct la pagina de proforme, dacă există un acces dedicat).

2. Adăugați o proformă nouă: apăsați butonul + Crează Proformă nouă. Se va deschide formularul de creare a proformei, similar cu cel de factură, în care veți completa detaliile documentului.

3. Selectați clientul: alegeți din listă clientul pentru care emiteți proforma. Dacă este un client nou, îl puteți adăuga din această fereastră (de obicei există un buton + lângă lista de clienți pentru a adăuga rapid un contact nou). Asigurați-vă că datele de facturare ale clientului sunt complete (denumire, CUI/CIF, adresă etc.).

4. Completați detaliile proformei: adăugați produsele sau serviciile oferite. Pentru fiecare linie, completați descrierea, cantitatea, unitatea de măsură, prețul unitar și selectați cota de taxă (TVA) dacă este cazul. Sistemul va calcula automat subtotalul și totalul în funcție de cantități și prețuri. De asemenea, puteți aplica discount-uri pe linie sau un discount general, ori ajustări (pozitive sau negative) dacă aveți câmpul Ajustare.

5. Setați datele proformei: verificați data emiterii (implicit este data curentă, dar se poate modifica dacă e necesar) și data scadenței. Data scadenței se calculează automat pe baza termenului implicit setat (vezi setarea Termen implicit de plată), dar o puteți edita manual pentru fiecare proformă (de exemplu, dacă doriți un termen diferit pentru un anumit client).

6. Adăugați note sau termeni: completați, dacă e necesar, câmpul Notă pentru client (mesaj care va apărea pe proformă, de exemplu „Vă rugăm să efectuați plata până la data scadenței.”) sau Termeni și condiții. Aceste informații ajută la clarificarea condițiilor de plată și vor fi vizibile pe documentul transmis clientului.

7. Salvați proforma: după ce ați verificat toate detaliile, faceți clic pe Salvează. Proforma va fi creată și va primi automat un număr (conform setărilor definite anterior).

Crearea unei proforme dintr-o ofertă acceptată

Un flux de lucru uzual este crearea proformei imediat după ce clientul a acceptat o ofertă (numită și estimare) pe care i-ați trimis-o. Proforma servește ca pas intermediar între ofertă și factura finală, marcând trecerea în stadiul de "așteptare plată". Iată cum procedați:

• Confirmați acceptarea ofertei: când un client acceptă oferta în portalul de client (sau vă comunică acceptul pe altă cale și marcați manual oferta ca Acceptată), statusul ofertei în sistem devine Acceptată. În acest moment, oferta nu generează automat niciun alt document, ci rămâne ca referință a acordului asupra serviciilor / produselor și prețurilor.

• Convertiți oferta în proformă: deschideți oferta în interfața de administrare. În partea de sus sau dreapta a ecranului veți găsi opțiunea Convertire. Din meniul derulant, alegeți Proformă. Sistemul va crea o nouă proformă preluând automat toate detaliile ofertei acceptate (client, produse, cantități, prețuri, taxe etc.), economisind timp și eliminând erorile de reintroducere a datelor.

• Verificați și salvați proforma generată: după conversie, proforma generată poate apărea imediat în modul de editare. Verificați că informațiile au fost preluate corect (puteți ajusta orice detaliu dacă este necesar, de exemplu poate doriți să modificați termenul de plată față de oferta inițială). Apoi salvați proforma. Aceasta va avea propriul număr și va fi accesibilă în modulul Proforme. Practic, acum oferta acceptată a trecut în stadiul de proformă – document ce solicită plata.

Crearea unei proforme prin conversia manuală a unei oferte (butonul Convertire → Proformă)

Conversia manuală a unei oferte în proformă. Chiar dacă o ofertă nu a fost marcată ca acceptată de către client în portal, echipa o poate converti oricând manual într-o proformă folosind funcția de convertire (vezi figura de mai sus). Scopul este același: reutilizarea informațiilor din ofertă pentru a emite o proformă. Pașii de urmat sunt similari:

1. Navigați la oferta dorită din modulul Oferte Comerciale. Deschideți oferta pentru a vedea detaliile.

2. Apăsați butonul Convertire (de obicei reprezentat printr-un meniu derulant sau un buton verde în dreapta sus). Din opțiunile disponibile, selectați Proformă.

3. Sistemul va genera o proformă nouă, pre-completată cu datele ofertei: același client, listă de produse/servicii cu prețurile și taxele inițiale. Practic, veți obține un ecran de adăugare proformă deja populat.

4. Revizuiți proforma obținută și efectuați eventuale modificări (dacă clientul a solicitat schimbări minore după ofertă sau dacă doriți să adăugați observații). Apoi salvați documentul.

Acest proces manual de conversie este util dacă, de exemplu, clientul v-a confirmat telefonic sau prin email că acceptă oferta și doriți să îi trimiteți direct o proformă, fără a mai aștepta acțiunea de acceptare online. Important: Conversia ofertei în proformă nu schimbă automat statusul ofertei originale. Dacă oferta nu era deja marcată acceptată, este recomandat să o marcați ca atare (sau să adăugați o notiță internă) pentru evidență. Proforma generată va avea viață proprie ca document separat în sistem.

Editarea și trimiterea proformei

După ce ați creat o proformă (prin oricare dintre metodele de mai sus), următorul pas este să verificați detaliile, să faceți eventuale corecții și să o trimiteți clientului pentru plată. Mai jos sunt aspectele principale legate de editarea și trimiterea proformei:

• Editarea detaliilor proformei: Pentru a modifica o proformă existentă, accesați proforma (din lista de proforme) și faceți clic pe pictograma de editare. Veți intra în ecranul de editare, similar cu cel de creare. Aici puteți ajusta orice informație: produse / servicii (adăugați sau eliminați itemi, modificați cantități sau prețuri), datele clientului (dacă ați selectat greșit clientul sau dacă între timp s-au actualizat detaliile de facturare), data emiterii sau scadența, termeni și condiții etc. După efectuarea modificărilor, salvați din nou proforma. Atenție, odată trimisă clientului, este indicat să evitați modificările majore fără a retrimite o versiune actualizată, pentru a preveni confuziile.

• Trimiterea proformei prin email: Taschi CRM permite expedierea proformei direct către client, folosind un șablon de email. Din ecranul de vizualizare a proformei, faceți clic pe pictograma Trimite Email. Se va deschide o fereastră în care puteți vedea și personaliza mesajul ce însoțește proforma. De regulă, șablonul include un text standard și atașează automat PDF-ul proformei. Verificați destinatarii (email-ul clientului este preluat automat din fișa contactului; puteți adăuga CC/BCC dacă e nevoie) și conținutul mesajului. Dacă totul este în regulă, apăsați Trimite. Sistemul va înregistra proforma ca Trimisă și, dacă e configurat, va salva și o copie a email-ului trimis. Clientul va primi proforma pe email, putând astfel să efectueze plata conform detaliilor.

• Descărcare PDF și generare link public: Pe lângă trimiterea pe email, aveți și alte modalități de a distribui proforma către client. În vizualizarea proformei, găsiți opțiunea de descărcare PDF. Apăsând-o, veți descărca factura proformă în format PDF, pe care o puteți salva sau imprima. Dacă preferați să trimiteți proforma pe un alt canal (ex: WhatsApp, chat) sau clientul nu recepționează email-ul, puteți utiliza link-ul public al proformei. Din meniul Mai multe al proformei (simbolizat adesea prin trei puncte sau o săgeată), există opțiunea Copiază link public. Aceasta generează un URL unic către proformă, pe care îl puteți transmite clientului. Când clientul accesează link-ul, va putea vizualiza proforma într-o pagină web securizată, fără a fi nevoie să se autentifice. (Notă: link-ul public nu permite modificarea datelor, ci doar afișarea și eventual descărcarea PDF-ului, similar cu ceea ce ați vedea ca administrator).

Sfat: După trimiterea proformei, puteți urmări în sistem dacă clientul a deschis link-ul (în general, Taschi marchează văzut de client când link-ul public a fost accesat). De asemenea, asigurați-vă că statusul proformei este actualizat corespunzător: imediat după creare va fi Ciornă, iar după ce o trimiteți ar trebui să fie Trimisă. Dacă clientul întârzie plata, proformele pot genera notificări interne sau memento-uri (în funcție de setările de cron job și email/SMS) – de exemplu, un memento de proformă scadentă poate fi trimis automat către client cu câteva zile înainte sau după depășirea scadenței.

Conversia proformei în factură

Odată ce clientul a efectuat plata conform proformei, pasul final este emiterea facturii fiscale (factura finală). Taschi CRM facilitează acest lucru prin funcția de conversie a proformei în factură, astfel încât să nu fiți nevoiți să reintroduceți datele manual. Iată cum se face și ce presupune conversia:

• Inițierea conversiei în factură: Accesați proforma dorită din lista de proforme și deschideți-o. În ecranul de vizualizare, localizați opțiunea Convertire în factură. Aceasta este inclusă într-un meniu (similar modului de conversie a ofertelor). Faceți clic pe Convertire → Factură. Sistemul va solicita o confirmare (pentru a vă asigura că nu convertiți din greșeală) – confirmați acțiunea.

• Generarea facturii finale: După confirmare, se va crea automat o factură nouă, preluând toate informațiile relevante din proformă. Se păstrează clientul, produsele / serviciile, prețurile unitare, cantitățile și taxele definite inițial. Practic, factura rezultată va oglindi proforma din punct de vedere al conținutului comercial. De asemenea, dacă pe proformă ați avut discount-uri sau o ajustare la total, acestea vor fi preluate și pe factură. Noua factură primește propriul număr de serie (conform setărilor de facturi) și data emiterii implicite va fi data la care faceți conversia (o puteți modifica ulterior dacă e necesar, de exemplu dacă emiteți efectiv factura la data încasării). Proforma originală va fi marcată în sistem ca convertită (astfel încât să știți că există o factură asociată).

• Verificați și salvați factura: Imediat după conversie, veți fi direcționat fie în modul de editare a noii facturi, fie în pagina facturii generate. Verificați că toate elementele sunt corecte (în special seriile / numerele și datele). Puteți adăuga pe factura finală detalii suplimentare dacă e nevoie (de exemplu, informații de plată efectivă, număr de proformă de referință, etc. – menționarea numărului proformei în corpul facturii este o practică utilă pentru trasabilitate). Salvați apoi factura.

• Emitere și trimitere către client: Odată creată, factura finală se comportă ca orice altă factură în sistem. O puteți trimite clientului prin email direct din interfață, exact cum ați procedat cu proforma, sau o puteți descărca în PDF. În unele cazuri, dacă proforma a fost achitată integral rapid, puteți trimite factura fiscală drept confirmare a plății. Alternativ, factura poate fi folosită intern pentru contabilitate (dacă nu este necesar să o trimiteti din nou clientului, care oricum are proforma și dovada plății).

Ce se păstrează la conversie: Toate detaliile comerciale se copiază din proformă în factură, astfel încât factura să reflecte exact ceea ce s-a cerut spre plată. Acest lucru include: clientul (cu datele sale de facturare), lista de produse / servicii și descrierile lor, cantitățile, prețurile unitare, taxele (TVA) aplicate, precum și eventuale discounturi pe poziții sau la nivel total. Nu se păstrează însă numărul și seria proformei – factura va avea propria serie de numerotare (ex: factura poate fi FAC-2025-0012 chiar dacă proforma a fost PROF-2025-0008). De asemenea, statusul proformei se schimbă (de obicei devine Convertită sau Facturată), iar în istoricul acesteia se poate nota referința la factura nou creată. Astfel, veți putea oricând verifica legătura dintre proformă și factura corespunzătoare.

Notă: Conversia proformei nu marchează automat factura ca plătită. Va trebui să înregistrați manual plata pe factura finală (în modulul Facturi, folosind opțiunea Înregistrează plată) dacă doriți ca factura să apară ca achitată integral în sistem. Alternativ, puteți emite factura direct cu status Plătită dacă știți că banii au intrat deja. Proforma, nefiind document contabil oficial, nu ține evidența plăților în sistem – toate plățile trebuie asociate facturii finale.