Configurarea și emiterea unei e-Facturi în Taschi CRM

Implementarea modulului e-Factura în Taschi CRM facilitează trimiterea automată a facturilor în format electronic (XML) către ANAF prin Spațiul Privat Virtual (SPV). Mai jos sunt pașii de configurare și elementele esențiale de completat la emiterea unei e-Facturi, conform cerințelor RO e-Factura.

Setările modulului e-Factura în Taschi CRM

Pentru a utiliza e-Factura, asigură-te că ai configurat corect modulul dedicat din Taschi CRM. Accesează setările modulului Configurare -> Setări -> Financiar -> Efactura și verifică următoarele opțiuni:

• Autorizarea SPV: Autorizează Taschi CRM să acceseze contul tău SPV (Spațiul Privat Virtual). Acest pas este obligatoriu – fără autorizare, aplicația nu poate transmite facturi către sistemul ANAF. Autorizarea se realizează prin conectarea cu certificatul digital: la prima utilizare, apasă butonul de Autorizare SPV din modulul e-Factura și urmează instrucțiunile (semnează digital cererea de autorizare). În funcție de situație, poți autoriza direct de pe calculatorul cu certificatul instalat sau poți genera un link de autorizare (dacă semnătura electronică este pe alt sistem). După finalizare, Taschi CRM va avea un token de acces și va putea transmite automat facturile în SPV.

• Butonul „Actualizare modul”: Folosește această opțiune pentru a menține modulul e-Factura la zi. Acest buton actualizează componentele modulului (de ex. listele de coduri oficiale – unități de măsură, categorii de TVA, etc. – sau aplica eventuale patch-uri). Recomandat este să apeși Actualizare modul după instalare și ori de câte ori anunțăm îmbunătățiri, ca să beneficiezi de cele mai noi funcționalități și de conformitate cu cerințele ANAF.

• Bifa „Sunt plătitor de TVA”: Marchează această opțiune dacă firma ta este înregistrată ca plătitoare de TVA. Odată bifată, modulul va activa automat câmpurile specifice de TVA pe factură (cotele de TVA la nivel de linie, categoria de TVA, codul de înregistrare TVA al vânzătorului ș.a.). Dacă firma nu este plătitoare de TVA, debifează această opțiune – în acest caz facturile vor fi tratate ca atare (fără TVA aplicat).

• Bifa „Facturez intracomunitar”: Bifează dacă firma emite facturi către clienți din UE (operațiuni intracomunitare). Această setare va adăuga în interfața de facturare un câmp pentru codul TVA intracomunitar, unde poți introduce codul special de TVA (dacă ai unul) folosit pentru tranzacții intracomunitare. Codul TVA intracomunitar al vânzătorului apare apoi pe facturile emise, conform cerințelor legale, alături de mențiunile corespunzătoare (de ex. “livrare intracomunitară scutită de TVA”). Utilizează această opțiune dacă ești neplătitor de TVA intern, dar ai un cod valid de TVA pentru operațiuni în UE sau dacă, fiind plătitor de TVA, vrei evidențierea distinctă a codului intracomunitar pe factură.

• Câmpul „Ai devenit neplătitor de TVA de la data de”: platforma va completa automat această dată doar dacă firma a fost plătitoare de TVA în trecut și a devenit neplătitoare începând de la o anumită dată. Câmpul este util pentru corecta generare a e-Facturilor în perioade de tranziție. Practic, Taschi CRM va folosi această informație pentru a determina dacă o factură emisă la o dată ulterioară trebuie marcată ca fără TVA (și fără cod de TVA al vânzătorului în fișierul XML). Astfel, pentru facturile emise după data specificată, sistemul nu va mai include automat informațiile de TVA ale vânzătorului (evitând erori de validare dacă nu mai ai calitatea de plătitor TVA la acea dată).

Emiterea unei e-Facturi în Taschi CRM

După configurarea modulului, pașii de emitere a unei facturi electronice sunt asemănători cu cei ai unei facturi obișnuite, cu câteva elemente suplimentare specifice e-Factura. Atunci când completezi formularul de facturare în Taschi CRM, acordă atenție următoarelor câmpuri:

• Codul tipului facturii (BT-3): Este un cod obligatoriu în standardul RO e-Factura care indică tipul documentului emis. În Taschi CRM acesta se selectează dintr-o listă predefinită. Principalele coduri sunt:

380 – Factura normală (factură standard de vânzare-cumpărare),

384 – Factura corectată (emiterea unei facturi pentru a corecta o factură inițială cu erori),

389 – Autofactura (situații speciale de auto-facturare, când cumparatorul emite factura în numele furnizorului)

751 – Factura informativă în scopuri contabile (factură emisă doar pentru evidență contabilă, de ex. atunci când ai vândut cu bon fiscal și clientul solicită și factură).

Notă: Codul 381 (Notă de creditare / factură storno) este folosit pentru facturile de corecție cu valorile pe minus (storno), însă în Taschi CRM aceste situații pot fi gestionate fie prin emiterea unei facturi corectate (384) cu poziții de corecție, fie prin procedura de stornare separată. Asigură-te că alegi codul potrivit deoarece ANAF va respinge factura dacă acest cod BT-3 nu corespunde tipului de document emis.

• Bifa „Factură intracomunitară”: Bifează această opțiune în formularul de factură dacă documentul este emis către un client din alt stat UE (livrare intracomunitară de bunuri/servicii). Marcarea facturii ca intracomunitare are două efecte: (1) TVA nu va fi aplicat pe linii (operațiunea este scutită cu drept de deducere, conform legislației pentru livrări intracomunitare), și (2) în fișierul XML generat, categoriile de TVA la nivel de linie vor fi setate automat la “K” – livrare intracomunitară. Practic, dacă firma ta este plătitoare de TVA, facturarea intracomunitară va fi tratată cu taxare inversă (TVA 0) și va necesita menționarea unui motiv de scutire (de obicei referința la art. 294 din Codul Fiscal). Taschi CRM are grijă de aceste setări în XML odată ce bifezi Factură intracomunitară. Asigură-te că ai completat și codul TVA intracomunitar al clientului (CUI cu prefix de țară) în datele clientului, acesta fiind obligatoriu pe astfel de facturi.

• Cota TVA pe fiecare linie de produs/serviciu: Dacă firma este setată ca plătitoare de TVA, la adăugarea pozițiilor pe factură vei avea posibilitatea să selectezi cota de TVA pentru fiecare linie (21% standard sau cota redusă de 5%). Această selecție este disponibilă doar dacă bifa Sunt plătitor de TVA este activă. La facturile fără TVA (neplătitori de TVA sau facturi intracomunitare), câmpul de cotă TVA nu apare, iar liniile vor fi salvate implicit cu TVA 0 sau cu categoria corespunzătoare (O – operațiune în afara scopului TVA, K – livrare intracomunitară, etc., în funcție de situație). În cazul plătitorilor de TVA, alege cota corectă pentru a evita erori – sistemul e-Factura va valida consistența dintre cota aleasă și categoria de TVA (BT-151) declarată.

Unitatea de măsură (BT-130) pentru articolele facturii

Unitatea de măsură este un element obligatoriu la nivel de linie de factură în e-Factura, reprezentat în fișierul XML prin codul BT-130. Asta înseamnă că fiecare produs sau serviciu facturat trebuie să aibă o unitate de măsură specificată. În Taschi CRM, în câmpul U.M. selectezi dintr-o listă predefinită codul corect. Nu folosi texte libere precum “buc”, “ora” sau “kg” – trebuie aleasă o unitate din nomenclatorul standard. De exemplu, codul C62 corespunde unei bucăți (unitate generică), HUR reprezintă o oră, iar KGM indică kilogramul ca unitate de măsură. Lista disponibilă este foarte cuprinzătoare (conține sute de coduri internaționale). Alege codul care se potrivește cel mai bine cu natura produsului sau serviciului vândut. Cel mai des întâlnite exemple: C62 – unitate individuală (bucată), HUR – oră (pentru servicii pe timp) și KGM – kilogram (pentru bunuri la greutate). În mod uzual, aplicația setează implicit un cod (de exemplu, HUR – oră pentru servicii, sau C62/H87 – bucată pentru bunuri) dar ai posibilitatea să-l schimbi din listă. Important: dacă nu completezi unitatea de măsură sau încerci să introduci manual o denumire care nu există în listă, factura va genera erori la validare. Respectă nomenclatorul acceptat de ANAF pentru a evita respingerea e-Facturii.

Transmiterea facturii către SPV (ANAF) și gestionarea erorilor

După ce ai completat factura și ai salvat-o, transmiterea către SPV se va realiza prin apăsarea butonului Trimitere e-factura (în condițiile în care ai parcurs procesul de autorizare menționat anterior și conexiunea cu SPV este activă). Taschi CRM trimite factura în sistemul RO e-Factura imediat ce o emiți, fără niciun efort suplimentar din partea ta. În panoul de facturi, vei vedea statusul transmiterii (de exemplu, Trimis spre ANAF). Ulterior, ANAF procesează factura și returnează un răspuns de validare. Taschi CRM preia automat aceste notificări din SPV și îți indică rezultatul:

• Factura validată cu succes: dacă totul este completat corect, ANAF va atribui facturii un index de încărcare și apoi un index de descărcare (semn că factura a fost recepționată și validată). În Taschi CRM, statusul va reflecta validarea (de ex. Validată/Acceptată), iar tu poți comunica indexul de descărcare clientului tău pentru ca acesta să poată descărca factura din propriul SPV.

• Eroare la validare: dacă ANAF detectează probleme la structură sau date, factura este marcată cu status Eroare/Respinsă. Mesajul de eroare provenit de la ANAF va fi afișat în aplicație exact în forma furnizată de sistemul e-Factura, fără modificări sau traduceri. Practic, Taschi CRM redă întocmai textul și codul erorii așa cum vin din sistemul ANAF. Aceste mesaje pot conține coduri de verificare tehnică – de exemplu, o eroare poate arăta astfel: “[BR-RO-020] – Codul tipului facturii (BT-3) trebuie să fie unul dintre următoarele coduri... ”. În cazul unui asemenea status, trebuie să corectezi factura conform indicațiilor (de ex. să completezi un câmp lipsă sau să alegi un cod corect) și apoi să retransmiți factura în SPV. Erorile uzuale pot implica CUI incorect/inexistent la client, omisiunea unor câmpuri obligatorii (precum unitatea de măsură BT-130) sau neconcordanțe între date (exemplu: ai marcat factura ca fără TVA dar ai introdus totuși un cod de TVA – astfel de inconsistențe generează erori tip [BR-O-02]). Taschi CRM te ajută afișând exact mesajul primit, pentru a ști ce trebuie remediat. După corecție, salvează și transmite din nou factura; sistemul va actualiza statusul în funcție de noul răspuns primit.

Nota: Transmiterea facturilor prin e-Factura este obligatorie și fără a depășirii termenului legal de 5 zile pentru încărcarea facturii în SPV. Asigură-te că monitorizezi statusurile facturilor emise. În plus, poți oricând accesa istoricul transmiterilor e-Factura din platformă pentru a vizualiza log-uri detaliate (inclusiv mesajele ANAF de răspuns). Dacă apar dificultăți de conectare la SPV (ex: expiră token-ul de autorizare), modulul e-Factura îți va semnala și poți reînnoi autorizarea rapid.

Prin urmarea acestor pași de configurare și completare corectă a câmpurilor, emiterea unei e-Facturi în Taschi CRM devine un proces simplu. Sistemul va trimite și valida facturile electronice, ajutându-te să rămâi conform cu obligațiile legale și să economisești timp. Dacă ai nelămuriri suplimentare despre un anumit câmp sau mesaj de eroare, consultă baza de cunoștințe Taschi sau contactează echipa de suport pentru asistență.