Modulul Produse în Taschi CRM

Adăugarea unui Produs Nou

Pentru a adăuga un produs / serviciu nou în baza de date a modulului Produse, urmați procedura standard de mai jos:

1. Navigare în meniu: Din meniul principal de navigare (bara laterală), accesați secțiunea Vânzări și faceți clic pe opțiunea Produse. Aceasta va deschide lista modulului Produse, unde puteți vedea toate articolele (produsele / serviciile) predefinite existente.

2. Deschiderea formularului de produs nou: În ecranul modulului Produse, faceți clic pe butonul + Produs nou. Se va deschide un formular în care veți introduce detaliile produsului.

3. Completarea câmpurilor produsului: În formularul de adăugare, completați informațiile necesare despre produs. Câmpurile disponibile și explicația fiecăruia sunt următoarele:

   • Descriere – denumirea scurtă a produsului, care va apărea ca titlu / linie pe oferte și facturi. Acest câmp este obligatoriu (exemplu: “Servicii consultanță IT”).

   • Descriere lungă – o descriere detaliată a produsului sau serviciului. Aceasta poate include informații suplimentare care vor fi afișate sub denumirea produsului pe documente (ex.: detalii tehnice, specificații, condiții etc.).

   • Preț – prețul unitar net (fără TVA) al produsului, în moneda implicită. Introduceți valoarea numerică care reprezintă costul per unitate al produsului. (După salvare, acest preț va fi inserat automat în oferte / facturi atunci când selectați produsul.)

   • TVA – cota de taxă (TVA) aplicabilă produsului. Selectați din lista de cote de TVA predefinite (de exemplu, 21% cota standard, 5% cote reduse, 0% pentru produse scutite de TVA etc.). Dacă ați configurat în prealabil taxe în sistem, alegerea unei taxe aici va face ca la utilizarea produsului pe factură cota respectivă să se aplice automat.

   • Conținut pachet / bucăți – Completați acest câmp cu numărul de bucăți din interiorul pachetului (ex: 1 bec în pachet sau 6 baterii în pachet) 

   • Unitate de măsură (cod BT-130) – codul standardizat al unității de măsură conform cerințelor e-Factura (sistemul național de facturare electronică). Acest cod corespunde unității specificate mai sus și trebuie selectat din nomenclatorul oficial al unităților de măsură. De exemplu, pentru bucată codul standard UBL este H87, pentru kilogram KGM, pentru unitate generică C62 sau EA, pentru set SET, pentru oră HUR, pentru zi *DAY ș.a.. Acest câmp este esențial pentru generarea facturilor electronice (e-Facturi), asigurând concordanța cu standardele UBL.

   • Motiv de scutire de taxe (BT-121) – dacă produsul este scutit de TVA (adică are cotă 0% din motive legale), trebuie precizat motivul scutirii în acest câmp, conform cerințelor e-Factura. Introduceți codul oficial al motivului de scutire a TVA, așa cum este definit în nomenclatorul VATEX. De exemplu, codul VATEX-EU-O indică o operațiune neimpozabilă în scop de TVA (categorie de TVA “O” – nu face obiectul TVA). Alte exemple pot include coduri specifice pentru scutiri în baza diferitelor articole de lege (ex: VATEX-EU-132 pentru scutiri conform legislației UE ș.a.). Dacă produsul nu este scutit (are TVA normală), acest câmp poate rămâne necompletat.

   • Grup de articole – categoria sau grupa din care face parte produsul, folosită pentru organizarea internă a catalogului de produse. Puteți selecta un grup existent din listă (ex.: Servicii, Produse fizice, Abonamente etc.) sau crea un grup nou dacă este necesar (prin intermediul butonului dedicat grupurilor, disponibil în aceeași pagină). Utilizarea grupelor de articole vă ajută să filtrați și să generați rapoarte pe categorii de produse.

   Notă: Câmpurile marcate cu (*) în interfață sunt obligatorii pentru salvarea produsului (precum Descriere, Preț, Unitate, TVA etc.). Asigurați-vă că completați toate informațiile relevante. De asemenea, câmpurile speciale cerute de e-Factura (BT-130, BT-121) sunt necesare doar dacă doriți emiterea facturilor în sistemul național; altfel, ele pot rămâne la valorile implicite, însă este recomandat să le completați corect pentru conformitate.

4. Salvarea produsului: După completarea tuturor detaliilor, faceți clic pe butonul Salvează (de obicei situat în partea de jos a formularului). Dacă toate câmpurile obligatorii sunt completate corect, noul produs va fi salvat și va apărea în lista de Produse.

După salvare, produsul definit poate fi folosit în documentele de vânzări: oferte comerciale, facturi, proforme fără a mai introduce manual aceleași informații de fiecare dată.

Important: modificarea ulterioară a unui produs salvat nu va schimba retroactiv detaliile din ofertele / facturile deja emise cu acel produs. Astfel, dacă actualizați prețul sau descrierea unui produs, noile valori se vor aplica doar documentelor viitoare.

Utilizarea produselor în oferte, proforme și facturi

După ce aveți produse salvate în modulul Produse, le puteți insera rapid în documentele comerciale, cum ar fi oferte, facturi proforme și facturi fiscale. Acest lucru eficientizează procesul de emitere a documentelor, deoarece datele produsului (denumire, descriere, preț, unitate, taxe) sunt preluate automat. Iată cum se utilizează produsele în diferite documente:

• În Oferte comerciale: În modulul de Oferte, atunci când creați sau editați o ofertă, veți avea secțiunea de adăugare a articolelor ofertate. În câmpul de adăugare linie ofertă, începeți să tastați numele produsului dorit sau folosiți meniul derulant Adaugă produs (dacă este disponibil). Selectați produsul din lista de produse predefinite. Imediat ce l-ați selectat, sistemul va completa automat toate câmpurile liniei de ofertă cu informațiile stocate ale produsului respectiv – descriere, descriere lungă (dacă este setată să apară pe ofertă), preț unitar și cota TVA aplicabilă. Verificați și ajustați manual cantitatea sau eventuale discounturi pe linie, după caz. Produsul inserat astfel va apărea în ofertă cu detaliile configurate inițial, asigurând consistența informațiilor și eliminând erorile de introducere. (Pentru detalii suplimentare, consultați procedura de ofertare, unde este descris și procesul de inserare a produselor în oferte.)

• În Facturi Proforme: Procesul este similar cu cel de la oferte. La adăugarea unei noi facturi proforme, utilizați opțiunea de inserare a unui produs existent. Selectarea produsului din catalog va completa automat linia de factură proformă cu denumirea, unitatea, prețul și TVA-ul definit. Ca utilizator, va trebui doar să specificați cantitatea livrată și eventual să ajustați cota TVA dacă diferă (sau să adăugați motivul scutirii, dacă factura este cu TVA 0% și necesită specificații). Acest mecanism de preluare automată economisește timp și păstrează acuratețea datelor despre produse pe documentele proforme emise.

• În Facturi Fiscale: În momentul generării unei facturi fiscale finale, puteți adăuga produsele vândute fie selectându-le din lista de produse salvate, fie tastând primele caractere din numele produsului în câmpul de descriere a liniei de factură (auto-completarea vă va sugera produsul existent dacă există o potrivire). După selectarea unui produs, toate detaliile sale se vor completa automat pe linia facturii – denumirea produsului, descrierea (dacă este cazul), unitatea, prețul unitar și cota TVA.

Important: dacă produsul are setat un TVA diferit de cel implicit al facturii, sistemul va aplica cota corespunzătoare acelui produs automat (de ex., dacă factura implică mai multe produse cu diverse cote – 21%, 5%, 0% – fiecare linie va prelua cota din definiția produsului). De asemenea, dacă ați completat câmpurile de e-Factura (BT-130, BT-121) la produs, aceste informații sunt pregătite pentru exportul facturii în format electronic, fără intervenții suplimentare. După inserare, verificați cantitățile facturate și eventual aplicați discounturi sau ajustări dacă este nevoie, apoi continuați cu salvarea/emisiunea facturii.

Sfat: Folosind produse predefinite scade considerabil timpul de întocmire a documentelor de vânzare și reduce erorile. Atunci când selectați un produs predefinit din listă, nu mai trebuie să introduceți manual detalii precum prețul sau descrierea – acestea sunt populate automat de sistem. Puteți totuși să modificați punctual informațiile pe document (de exemplu, o descriere personalizată doar pe factura curentă) fără ca acest lucru să afecteze definiția salvată a produsului în catalog.

Organizarea și administrarea eficientă a produselor

Pe măsură ce lista de produse din CRM crește, este important să le organizați eficient pentru a le găsi rapid și a menține informațiile actualizate. Taschi CRM oferă câteva instrumente native pentru organizarea produselor:

Categorii de produse

Categoriile de produse vă permit să clasificați produsele pe categorii sau tipologii, facilitând filtrarea și raportarea. De exemplu, puteți crea grupuri precum Servicii, Materiale, Echipamente, Abonamente etc., apoi să atribuiți fiecare produs din catalogul dvs. la grupul corespunzător.

• Crearea și gestionarea categoriilor: În modulul Produse, în partea de sus a ecranului există un buton pentru administrarea categoriilor. Apăsați acest buton pentru a deschide meniul de gestionare a grupurilor. De aici puteți adăuga o categorie nouă (denumindu-l corespunzător categoriei dorite) sau edita / șterge categorii existente.

• Atribuirea unui produs la o categorie: Atunci când creați sau editați un produs, veți avea opțiunea Categorie de produse. Selectați din listă grupul relevant pentru produsul respectiv înainte de a salva. După salvare, produsul va fi afișat sub categoria selectat în listări și în filtrările din rapoarte.

• Filtrarea și raportarea pe categorii: Interfața modulului Produse permite filtrarea listei de produse după categorie, astfel încât să puteți vedea rapid toate produsele aparținând unei anumite categorii. De asemenea, în rapoartele de vânzări, grupurile pot fi folosite pentru a sumariza vânzările pe categorii de produse.

Utilizarea categoriilor de articole este opțională, dar recomandată dacă aveți un catalog extins, deoarece oferă o structură clară și ușurează găsirea produselor dorite în CRM.

Câmpurile personalizate pentru produse

În afara câmpurilor standard furnizate de modulul nativ Produse, Taschi CRM vă permite adăugarea de câmpuri personalizate pentru a stoca informații suplimentare specifice afacerii dvs. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să urmăriți atribute speciale ale produselor, care nu există ca și câmp implicit în sistem.

Exemple de utilizare a câmpurilor personalizate pentru produse:

• Cod intern al produsului sau SKU (cod de inventar alocat intern pentru identificare rapidă).

• Furnizor preferat sau codul furnizorului.

• Specificații tehnice sumare (ex.: dimensiuni, greutate, culoare).

• Garantie sau valabilitate (ex.: număr de luni de garanție pentru produse fizice).

• Orice alt detaliu relevant industriei dvs. (de ex., număr de catalog, serie, etc.).

Cum se adaugă un câmp personalizat pentru produse:

1. Accesați meniul Configurare al CRM-ului, apoi secțiunea Câmpuri personalizate.

2. Click pe Adaugă câmp personalizat nou. Se va deschide un formular de creare a câmpului.

3. La opțiunea Zona / Obiect selectați secțiunea Produse. Acest lucru indică faptul că noul câmp se va aplica entităților de tip Produs.

4. Completați un Nume sugestiv pentru câmp (exemplu: "Cod Intern Produs").

5. Alegeți Tipul câmpului (text, număr, listă dropdown, checkbox etc.), în funcție de informația pe care o veți stoca.

6. (Opțional) Configurați dacă acest câmp este Obligatoriu sau Doar pentru administratori sau vizibil în portalul de clienți, după caz. De obicei pentru câmpuri interne precum coduri sau detalii tehnice, veți lăsa vizibil doar intern.

7. Salvați noul câmp personalizat.

După crearea lui, acest câmp suplimentar va apărea în formularul de adăugare / editare produs, permițându-vă să completați informația specifică pentru fiecare produs. Valorile acestor câmpuri apar și în lista de produse (dacă ați setat să fie vizibile în tabel) sau pot fi incluse în șabloanele PDF ale ofertelor / facturilor dacă se dorește.

Atenție: Păstrați numărul de câmpuri personalizate la un nivel rezonabil (perfomanța aplicației poate fi afectată de foarte multe câmpuri extra) – recomnadat maximum 5-10 câmpuri per obiect.

Prin utilizarea eficientă a categoriilor de articole și a câmpurilor personalizate, modulul Produse din Taschi CRM poate fi adaptat pentru a se plia pe nevoile specifice ale oricărei afaceri, păstrând informațiile structurate și accesibile.

Limitările modulului Produse (versiunea nativă)

Modulul standard Produse din Taschi CRM, deși foarte util pentru salvarea și reutilizarea informațiilor despre produse / servicii, are anumite limitări inerente, pe care este bine să le cunoașteți:

• Fără gestiunea stocurilor: Modulul nativ de produse nu gestionează stocuri. Nu există evidență a cantităților aflate în stoc, a intrărilor/ieșirilor sau alerte de stoc epuizat. Produsele definite aici sunt folosite doar ca șablon de informații (denumire, preț etc.) pentru documente, dar nu veți putea ști câte bucăți mai aveți pe stoc doar din acest modul.

• Fără funcționalitate de vânzare online sau POS: Modulul Produse nu oferă un magazin online integrat, coș de cumpărături sau funcții de Point of Sale (POS). Cu alte cuvinte, nu puteți vinde direct din acest modul printr-o interfață de e-commerce și nu este gândit pentru a înregistra tranzacții de vânzare retail în timp real. Este pur și simplu un catalog static de produse / servicii pentru ofertare și facturare.

• Neconectat la un depozit sau sistem extern: Modulul nu are conexiuni automate cu un sistem de gestiune a depozitului. De exemplu, dacă aveți un depozit fizic cu evidență de stoc într-un alt software, Taschi CRM (fără module adiționale) nu sincronizează stocurile cu acesta. Orice actualizare a informațiilor despre produse (preț, descriere) trebuie făcută manual în modulul Produse, iar stocurile trebuie gestionate separat.

• Nu gestionează procese de achiziții sau vânzări complexe: În forma sa standard, modulul de produse nu acoperă fluxuri de achiziție de la furnizori, comenzi de vânzare de la clienți sau alte operațiuni comerciale. El nu generează automat comenzi de aprovizionare când stocul e zero, nu ține evidența furnizorilor per produs, și nu permite vânzarea pe canale multiple. Pentru astfel de funcționalități este necesară extinderea CRM-ului cu module suplimentare (vezi secțiunea următoare).

În esență, Produsele (modulul de bază) din Taschi CRM reprezintă un catalog static de informații despre produse și servicii, util pentru popularea rapidă a documentelor de vânzări, dar nu un sistem de inventar sau de vânzări online. Pentru companiile care au nevoie de gestiune de stoc sau vânzare omnichannel, există soluții suplimentare integrate cu Taschi CRM, detaliate mai jos.

Modulul opțional Magazin Online (Q1 / 2026)

Pentru a depăși limitările de mai sus și a oferi funcționalități avansate de tip e-commerce și management al stocurilor, Taschi CRM va pune la dispoziție, începând cu Q1 2026, un modul opțional numit Magazin Online și se achiziționează separat (nu este inclus în pachetul standard al Taschi CRM).

Caracteristici cheie ale modulului Magazin Online:

• Gestiunea stocurilor și depozitelor: Modulul va permite administrarea stocurilor pe multiple depozite. Veți putea urmări stocul disponibil pentru fiecare produs, înregistra intrări (recepții de marfă) și ieșiri (vânzări, livrări) și seta alerte pentru stoc minim.

• Vânzări pe multiple canale: Modulul Magazin Online vă va oferi posibilitatea de a conecta Taschi CRM la diferite canale de vânzare online. De exemplu, veți putea integra vânzările din propriul magazin online (Wordpress + Woocommerce), Portalul nativ al Taschi CRM, centralizând comenzile în CRM.

• Fluxuri de livrare și procesare comenzi: Modulul introduce funcționalități pentru gestionarea comenzilor de la momentul plasării până la livrare. Veți putea urmări statusul comenzilor, pregăti livrări, genera AWB-uri, emite facturi automat pe baza comenzilor online și gestiona retururi. Procesul de onorare al comenzilor vor fi astfel integrate cu CRM-ul, eliminând necesitatea de a folosi platforme separate pentru procesarea comenzilor.

• Integrare în portalul de client: Magazinul online va fi disponibil opțional și pentru clienții dvs. autentificați în portalul de client al Taschi CRM. În această secțiunea , clienții vor putea vedea produsele disponibile (în funcție de configurările dvs.), plasa comenzi directe, sau iniția achiziții. Acest lucru extinde funcționalitatea portalului standard (care în mod obișnuit permite doar vizualizarea ofertelor, facturilor, tichete de suport etc.) cu o componentă de comerț electronic B2B / B2C, integrată nativ cu datele din modulul Produse.

• Licențiere separată și opțională: Rețineți că modulul Magazin Online este oferit ca o extensie opțională. Va necesita achiziționarea unei licențe separate și activarea sa în instanța dumneavoastră Taschi CRM. Companiile care nu au nevoie de funcțiile avansate (și preferă să folosească doar modulul nativ de Produse) pot continua fără acest modul; însă pentru cei care doresc să își extindă CRM-ul într-o direcție de vânzări online, această opțiune va fi disponibilă la momentul lansării menționat (trimestrul I 2026).