Crearea unei Oferte Comerciale în Taschi CRM

Scop: Acest ghid vă arată pașii necesari pentru a crea o Ofertă Comercială în Taschi CRM, de la pregătirea produselor și șabloanelor până la trimiterea ofertei către client.

1. Adăugarea produselor și serviciilor în sistem (înainte de crearea ofertei)

Pentru a putea include rapid produse sau servicii în ofertă, este recomandat să le adăugați în catalogul de Produse al Taschi CRM, dacă nu există deja. Aceste articole predefinite vor accelera procesul de ofertare. Urmați pașii de mai jos pentru a adăuga un produs/serviciu nou:

1. Navigați la meniul Produse: În interfața principală Taschi, accesați Meniu Principal → Vânzări → Produse. Se va deschide lista cu produsele și serviciile existente, dacă au fost adăugate anterior.

2. Apăsați butonul „+ Articol Nou”: Se găsește de obicei în partea de sus a paginii listării de produse. La apăsare, se va deschide un formular de adăugare produs.

3. Completați detaliile produsului/serviciului: Introduceți informațiile cerute în formular:

   • Descriere: Numele scurt al produsului sau serviciului (exemplu: „Consultanță IT”).

   • Descriere lungă: Detalii suplimentare (opțional, de exemplu specificații tehnice sau caracteristici).

   • Preț unitar: Tariful unitar fără TVA pentru produs/serviciu.

   • Taxa 1: Selectați cota de TVA sau alte taxe aplicabile (dacă este cazul).

   • Unitate: 1 - dacă se află 1 produs în pachet sau 6 dacă sunt 6 baterii în pachet

   • Unitatea de măsură (BT-130): bucată, oră, kg etc. (aceste unități sunt preluate din e-factura)

   • Motiv de scutire de taxe (BT-121): 

   • Grup de articole: Alegeți grupul din care face parte produsul/serviciul (dacă folosiți grupuri pentru organizare, opțional).

4. Salvați produsul: După completarea câmpurilor, faceți clic pe butonul Salvează pentru a înregistra produsul în sistem. Produsul/serviciul va fi acum disponibil pentru a fi selectat în ofertele comerciale, facturi, proforme etc.

Notă: Funcția de Import produse vă permite să încărcați mai multe produse simultan dintr-un fișier CSV, dacă aveți un catalog extins. Aceasta se accesează prin butonul Importă Articole și urmează pașii de import (inclusiv un fișier model CSV). Această opțiune este utilă pentru a popula rapid lista de produse.

2. Generarea unei oferte comerciale pentru un client

După ce v-ați asigurat că produsele/serviciile sunt înregistrate și aveți eventuale șabloane pregătite, puteți trece la crearea propriu-zisă a ofertei comerciale. Urmați pașii de mai jos pentru a genera și completa o ofertă, apoi a o trimite clientului:

1. Accesați secțiunea Oferte Comerciale: Din meniul principal al CRM, mergeți la Vânzări → Oferte Comerciale. Veți vedea lista ofertelor existente (dacă există) și un rezumat cu opțiuni de filtrare și statusuri posibile (ciorne, trimise, acceptate etc.).

2. Creați o ofertă nouă: Apăsați pe butonul „+ Ofertă Comercială” pentru a iniția o ofertă comercială nouă. Se va deschide formularul de creare a ofertei.

3. Selectați clientul și completați detaliile principale: În formularul de ofertă, completați câmpurile inițiale obligatorii:

   • Subiect: Titlul ofertei comerciale. Alegeți un nume descriptiv (de exemplu: „Ofertă servicii consultanță IT - ABC SRL”).

   • Aferentă (Prospect/Client): Selectați din listă prospectul sau clientul către care trimiteți oferta. Dacă începeți să tastați numele, sistemul va auto-completa cu contactele existente. După selectarea clientului, detaliile cunoscute (de ex. adresa) pot fi precompletate automat de CRM, economisind timp.

   • Email: Verificați adresa de email a destinatarului ofertei (preluată din fișa clientului). Asigurați-vă că este corectă, întrucât pe această adresă se va trimite oferta prin e-mail.

   • Moneda: Moneda în care se face oferta. Implicit, pentru un client existent se va folosi valuta setată pentru acel client sau valuta de bază a sistemului.

   • Data expirării: Data până la care oferta este valabilă pentru a fi acceptată de client. Completați acest câmp conform politicii firmei (de ex. 15 sau 30 de zile de valabilitate). Poate fi precompletat automat dacă există setări implicite pentru durata de valabilitate a ofertelor.

   • Stare: Starea curentă a ofertei. La crearea inițială, va fi selectat automat Ciornă. Important: o ofertă în starea Ciornă nu este vizibilă clientului în portalul de client și indică faptul că oferta este încă în lucru. Veți putea schimba statusul pe Trimisă sau Deschisă când decideți să o expediați către client, ceea ce permite clientului să o vizualizeze și să acționeze (să accepte sau să refuze oferta). Alte statusuri disponibile în Taschi CRM includ Revizuită, Respinsă sau Acceptată – acestea pot fi selectate manual dacă actualizați oferta ulterior (de exemplu, marcați oferta ca Acceptată după ce clientul își dă acordul în afara sistemului).

   • Permite comentarii: Dacă această opțiune este activată (bifată), destinatarul ofertei va putea adăuga comentarii în interfața ofertei primite (de exemplu, pentru a solicita modificări sau a negocia prețul). Lăsați bifat pentru a facilita comunicarea direct pe marginea ofertei. Dacă doriți să nu permită comentarii, debifați caseta (clientul va putea doar accepta sau refuza oferta fără a comenta în sistem).

   • Alte câmpuri opționale: În funcție de configurare, pot exista și alte câmpuri precum Etichete (pentru organizare — puteți adăuga etichete relevante ofertei, de ex. "urgent" sau "reducere") sau Tip de reducere(unde puteți seta modul de aplicare a eventualelor reduceri – procentual înainte/după taxare sau sumă fixă). Completați aceste detalii dacă este necesar.

4. Adăugați produse și servicii în ofertă: În formular, găsiți secțiunea de linii de ofertă (de obicei sub formă de tabel) unde puteți adăuga articolele ofertei:

   • Apăsați pe „Adaugă produs” pentru a adăuga o nouă linie în ofertă. Dacă produsul/serviciul există în catalogul de produse adăugat anterior, îl puteți selecta din meniul derulant (tastați câteva litere din nume și alegeți din listă). Alternativ, puteți introduce manual detaliile unui nou produs prin apăsarea butonului + (pentru adăugare manuală).

   • Produs/Serviciu: Selectați numele produsului sau serviciului oferit. Dacă ați ales un produs existent în catalogul salvat, câmpurile de descriere, preț și taxă se vor completa automat conform definiției produsului. (Aceste valori pot fi totuși editate după inserare, dacă aveți nevoie de ajustări punctuale.)

   • Descriere: Adăugați o scurtă descriere sau detalii pentru produsul/serviciul respectiv, dacă doriți să personalizați textul. (În cazul selectării din catalog, descrierea prestabilită va apărea automat, dar o puteți modifica.)

   • Cantitate: Introduceți cantitatea unităților sau numărul de ore/servicii oferite. Poate fi un număr întreg sau zecimal, după caz.

   • Preț unitar: Verificați sau introduceți prețul unitar pentru produs/serviciu. Dacă ați selectat un produs din catalog, prețul este preluat automat; altfel, introduceți valoarea manual (fără TVA).

   • Taxă: Selectați cota de TVA aplicabilă produsului (de ex. 0%, 19% etc., conform setărilor din CRM). Dacă produsul are o taxă prestabilită în sistem, aceasta va fi adăugată automat. (Notă: Unele sisteme permit două coloane de taxe pe articol, dacă e nevoie de taxe multiple.)

   • Reducere: Dacă oferiți o reducere pentru acel articol, specificați fie procentul de discount, fie valoarea fixă a reducerii (în funcție de opțiunile disponibile în CRM). Reducerea se va aplica conform tipului ales (înainte sau după taxare, conform setării alese).

   • După completarea acestor câmpuri pentru articol, totalul liniei (preț * cantitate ± taxe, minus discount) se va calcula automat. Puteți adăuga mai multe articole repetând procesul de mai sus pentru fiecare produs sau serviciu (fiecare articol nou apare pe un rând nou în tabelul ofertei).

5. Adăugați detalii suplimentare în conținutul ofertei (opțional): Pe lângă tabelul de produse, Taschi CRM vă permite să includeți text personalizat în corpul ofertei – de exemplu o introducere, detalii despre companie sau termeni și condiții. Veți vedea un editor de text (WYSIWYG) unde puteți scrie și formata aceste informații:

   • Scrieți un mesaj introductiv adresat clientului, expunând pe scurt propunerea de valoare sau rezumatul ofertei.

   • Includeți, dacă este cazul, condiții comerciale (termene de plată, valabilitatea prețurilor, garanții etc.) sau note speciale. Aceste texte pot fi adăugate fie înainte, fie după tabelul cu prețuri, în funcție de preferințe.

   • Dacă ați creat un șablon de ofertă, puteți insera conținutul șablonului aici pentru a nu re-scrie manual textul standard de fiecare dată. De asemenea, puteți folosi câmpuri dinamice oferite de sistem (ex.: codul ofertei, numele clientului, data emiterii, totalul, {proposal_items} pentru tabelul de articole etc.) pentru a personaliza automat oferta. Aceste câmpuri dinamice vor fi înlocuite cu valorile reale când oferta este generată în PDF sau vizualizată de client.

   • Salvarea automată: Editorul de conținut salvează automat modificările pe măsură ce scrieți. Totuși, este recomandat să dați clic periodic pe butonul Salvare (sau să folosiți combinația Ctrl+S) pentru siguranță, mai ales după ce ați adăugat text substanțial.

6. Salvați și trimiteți oferta către client: După ce ați completat toate informațiile ofertei (destinatar, articole, prețuri și eventual textul adițional), alegeți opțiunea de finalizare adecvată:

   • Salvează (Save): Salvează oferta ca ciornă în sistem, fără a o trimite încă destinatarului. Folosiți această opțiune dacă doriți să revizuiți oferta mai târziu sau să o supuneți unui proces intern de aprobare înainte de trimitere. Oferta va rămâne în status Ciornă până la expediere, deci clientul nu o poate vedea încă în portalul de client sau pe email.

   • Salvează și Trimite (Save and Send): Salvează modificările și inițiază trimiterea ofertei către client, pe e-mail. De obicei, la selectarea acestei opțiuni se va deschide o fereastră de compunere a email-ului pre-populată cu un șablon prestabilit (care include un mesaj însoțitor și link-ul către oferta online sau atașamentul PDF al ofertei). Verificați și adaptați mesajul email dacă este nevoie, apoi confirmați trimiterea. Sistemul va marca oferta automat cu statusul corespunzător (de exemplu, Trimisă sau Deschisă) după expediere.

   • Trimitere manuală ulterioară: Dacă ați salvat oferta ca ciornă, o puteți trimite ulterior. Accesați oferta respectivă din lista de Oferte Comerciale și faceți clic pe iconița de e-mail/Transmitere (de obicei un simbol de plic ✉️). Se va afișa fereastra de trimitere email, similară celei menționate mai sus, unde puteți verifica destinatarul și conținutul mesajului, apoi trimite oferta pe email. Sugestie: Alternativ, puteți descărca PDF-ul ofertei și să îl transmiteți pe alte căi, însă trimiterea prin platformă este înregistrată automat în CRM și este mai comodă pentru urmărire.

7. Confirmarea trimiterii și interacțiunea clientului: Odată trimisă oferta, clientul va primi un email cu un link unic către oferta respectivă (sau atașat PDF-ul, în funcție de setările alese). Clientul poate deschide link-ul fără a se autentifica, accesând o pagină securizată cu detaliile ofertei. În această pagină, el va avea posibilitatea să vizualizeze oferta, să o accepte sau să o respingă online și să lase comentarii (dacă i-ați permis) pentru clarificări. O ofertă marcată Deschisă indică faptul că a fost vizualizată de client și așteaptă acțiunea acestuia:

   • Dacă clientul acceptă oferta, sistemul va marca oferta ca Acceptată. Opțional, puteți primi o semnătură electronică sau o confirmare digitală a acceptării, dacă această funcționalitate este activă (Taschi CRM suportă semnarea digitală a ofertelor).

   • Dacă clientul respinge (declinează) oferta, starea ofertei devine Respinsă. Este recomandat ca echipa dvs. să ia legătura cu clientul pentru a înțelege motivul refuzului sau pentru a revizui propunerea.

   • Dacă clientul lasă comentarii, acestea vor fi vizibile direct în interfața ofertei, permițând un dialog în timp real. Atât creatorul ofertei, cât și agentul de vânzări desemnat (dacă există) vor primi notificări în CRM și pe e-mail despre acțiunile clientului – de exemplu, când oferta a fost vizualizată, comentată, acceptată sau respinsă. Astfel, puteți reacționa prompt la feedback-ul clientului.

8. Urmărirea și actualizarea ofertei: Puteți verifica oricând statusul ofertei în lista de Oferte Comerciale (există filtre rapide pe statusuri și numărătoare pentru oferte Trimise, Deschise, Acceptate etc.). După ce o ofertă este acceptată de client, aveți opțiunea în Taschi CRM de a o converti automat fie într-o factură fiscală, fie într-un proiect nou, cu un singur clic – toate detaliile (client, linii de produs, prețuri) vor fi copiate automat, evitând reintroducerea datelor. Dacă oferta necesită modificări ulterioare, o puteți edita (va trece probabil în status Revizuită), apoi retrimite către client. De asemenea, puteți duplica oferta (folosind funcția Duplicare/Copy) pentru a folosi baza unei oferte existente în crearea uneia noi similare, economisind timp.

Notă: O copie PDF a ofertei trimise este salvată automat în fișa clientului (de obicei în secțiunea de documente sau atașamente ale clientului) pentru arhivă și consultare ulterioară. Astfel, oricând deschideți profilul clientului, puteți vedea ce oferte (sau alte documente financiare) i-au fost emise.

3. Crearea unui șablon (template) de ofertă comercială

Taschi CRM oferă posibilitatea de a crea șabloane de oferte comerciale reutilizabile, care pot economisi timp atunci când generați mai multe oferte similare. Un șablon este practic un model predefinit de conținut al ofertei (inclusiv formatare, text standard, imagini, logo etc.) pe care îl puteți aplica apoi oricărei oferte noi. Iată cum puteți crea un șablon de ofertă:

1. Accesați modulul Oferte Comerciale: Mergând în Meniu → Vânzări → Oferte Comerciale, veți vedea lista ofertelor existente. 

2. Creați o Ofertă Comercială nouă Deschideți fila „Șabloane” și adăugați un șablon nou: În ecranul de Oferte Comerciale, dați clic pe tab-ul Șabloane (dacă există; în unele versiuni, șabloanele de oferte pot fi gestionate și din zona de Contracte sau Setări). Apoi apăsați butonul Add Template (Adaugă șablon).

3. Definiți șablonul: Completați informațiile cerute pentru crearea șablonului:

   • Titlu șablon: Introduceți un titlu sugestiv pentru șablon (de ex. „Ofertă standard servicii” sau „Ofertă [Numele Companiei]”) pentru a-l recunoaște ușor ulterior.

   • Conținut predefinit: Folosiți editorul de text îmbogățit pentru a crea conținutul standard al ofertei. Puteți include antet cu logo-ul companiei, formule de salut, descrieri generale, termeni și condiții, precum și câmpuri dinamice (merge fields) oferite de CRM (ex.: numele clientului, data, lista de produse etc.). Formatați textul cu fonturile și culorile dorite (editorul permite personalizarea aspectului conform brandului dvs.).

4. Salvați șablonul: După ce ați introdus conținutul dorit, faceți clic pe Save (Salvează) pentru a salva noul șablon de ofertă. Acesta va apărea în lista de șabloane disponibile.

5. Utilizarea șablonului în ofertă: Când generați ulterior o ofertă comercială, puteți aplica conținutul șablonului fără a-l rescrie manual. În editorul de ofertă, accesați fila Șabloane și alegeți șablonul creat, apoi faceți clic pe butonul Inserează din dreptul său. Conținutul salvat al șablonului va fi inserat automat în corpul ofertei, pe care îl puteți ajusta dacă e necesar. Astfel se evită redactarea repetitivă și se asigură consistența ofertelor trimise.

Sfat: Creați șabloane diferite pentru diferite tipuri de oferte (de ex.: ofertă de produs singular vs. ofertă pachet servicii) pentru a acoperi scenarii diverse. Șabloanele pot fi editate ulterior dacă intervin schimbări în formatul sau conținutul standard al ofertelor.

4. Funcționalități utile în procesul de ofertare

Taschi CRM include o serie de funcționalități adiționale care vă pot ajuta să gestionați ofertele comerciale mai eficient și profesional:

• Atașamente la oferta comercială: Aveți posibilitatea să atașați fișiere relevante ofertei, cum ar fi specificații tehnice, termeni și condiții detaliați, imagini sau alte documente suport. Secțiunea de atașamente se găsește de obicei în pagina ofertei, după ce aceasta a fost creată (de exemplu, un tab sau o zonă Atașamente. Pentru a adăuga un atașament, încărcați fișierul dorit în acea secțiune – de pildă, prin drag&drop sau prin butonul Încarcă fișier. Fișierul va fi salvat în CRM și asociat ofertei; de asemenea, va fi vizibil pentru client atunci când acesta vizualizează oferta (clientul îl va putea descărca din interfața ofertei). Această funcție e utilă pentru a furniza clientului toate informațiile necesare într-un singur pachet, fără a trimite emailuri separate. (Exemplu: puteți atașa schițe, oferte de preț detaliate în Excel, cataloage de produs sau orice alt document complementar.)

• Salvarea ofertei ca Ciornă: După cum s-a menționat, orice ofertă poate fi salvată ca ciornă înainte de trimitere. O ofertă în stadiu de ciornă este vizibilă numai intern, permițându-vă să colaborați cu colegii pe conținutul ofertei înainte de a o prezenta clientului. Profitați de acest status pentru a vă asigura că oferta este completă și corectă. Clientul nu primește nicio notificare și nu poate accesa oferta cât timp aceasta are status Ciornă. Doar după ce folosiți opțiunea de trimitere (sau schimbați manual statusul în Trimisă / Deschisă) oferta devine accesibilă clientului. De asemenea, dacă organizația ta are un flux intern de aprobare, puteți lăsa oferta ca ciornă și notifica un manager să o verifice înainte de expediere.

• Opțiuni de trimitere și distribuire a ofertei: Taschi CRM oferă flexibilitate la comunicarea ofertei către client:

  • Trimitere prin email din CRM: Cea mai simplă metodă este utilizarea butonului Trimite direct din ofertă, care va folosi un șablon de email predefinit. Acest email conține de regulă un link securizat către oferta online (și/sau atașează automat PDF-ul ofertei). Avantajul trimiterii prin CRM este că toate acțiunile sunt înregistrate: veți ști când a fost trimis emailul și dacă clientul a deschis oferta (dacă este activat tracking-ul de deschidere).

  • Copiere link public al ofertei: Pentru situații în care preferați să comunicați oferta pe alt canal (ex: WhatsApp, platforme de chat) puteți copia link-ul public al ofertei (URL unic) și îl puteți transmite clientului. Acest link permite accesul la ofertă fără autentificare, dar este securizat printr-un hash greu de ghicit. Clientul va vedea aceeași pagină de ofertă ca și cum ar accesa prin email.

  • Descărcare PDF: Orice ofertă poate fi generată în format PDF prin acțiunea de Descărcare PDF din cadrul ofertei. PDF-ul conține toată informația ofertei, într-un format elegant și ușor de imprimat. Puteți salva acest PDF local sau îl puteți trimite manual ca atașament prin emailul dvs. obișnuit, dacă situația o cere (de exemplu, dacă clientul solicită oferta semnată sau dacă emailul automat nu a fost livrat). Țineți cont că, trimițând oferta pe căi externe, CRM-ul nu va putea urmări automat dacă și când a fost vizualizată.

• Notificări și urmărirea statusului: Taschi vă notifică automat pentru evenimente importante legate de oferte:

  • Când un client vede / deschide oferta (prima dată), în general veți primi o notificare că oferta a fost vizualizată (astfel știți că a ajuns la destinatar).

  • Dacă clientul comentează pe ofertă (posibil, dacă ați lăsat comentariile activate), veți primi notificare despre noul comentariu, astfel încât să puteți răspunde rapid.

  • Când clientul acceptă sau respinge oferta online, veți fi anunțat imediat, iar statusul ofertei se actualizează automat la Acceptată sau Respinsă. De asemenea, se poate trimite un email automat de mulțumire către client pentru acceptare, sau puteți programa manual următorii pași (cum ar fi contactarea clientului pentru următoarele etape).

  • Toate aceste notificări apar în Taschi (de obicei în zona de notificări) și pot fi trimise și pe email-ul utilizatorului care a creat oferta sau al agentului asignat. Astfel, nu ratați niciun update legat de ofertele aflate în curs.

• Reutilizare și managementul ofertelor: Taschi CRM vă permite să duplicați oferte existente dacă doriți să creați rapid o ofertă similară pentru alt client sau pentru același client (de exemplu, când refolosiți structura unei oferte precedente). Folosiți funcția Copiază din meniul ofertei respective, apoi modificați ce este diferit (clientul, câteva linii de produs, prețuri) și salvați noua ofertă. Acest lucru economisește timp și asigură consistența ofertelor. De asemenea, puteți exporta oferte sau genera rapoarte din modulul Oferte Comerciale pentru a analiza rata de conversie (câte oferte au fost acceptate vs. trimise etc.), volum de vânzări propus etc. – aceste opțiuni se găsesc de regulă în partea de sus a listei de oferte, ca filtre sau Acțiuni în Masă.

Prin parcurgerea acestei proceduri standard, veți putea crea și trimite oferte comerciale profesioniste în Taschi CRM, asigurând totodată acuratețea datelor și o prezentare coerentă către clienți. Urmând pașii de mai sus – de la pregătirea catalogului de produse, setarea șabloanelor, completarea informațiilor ofertei și până la trimiterea cu succes – veți eficientiza procesul de vânzare și veți îmbunătăți șansele de a converti oferte în contracte reale. 🚀